Productividad 101: 3 pasos para lograr más, haciendo menos

Hay demasiado por hacer, ¿no?

Hacer crecer un negocio es desafiante, y más aún a la par de un empleo.

Iniciar un negocio por Internet implica desarrollar muchas habilidades nuevas para dominar la parte de contenidos por un lado, y la parte técnica, por otro. La mayoría de las personas, además, deben preocuparse por cumplir con su empleo (que es el que paga las facturas hasta que el negocio despegue) y estar presentes para sus familias y amigos.

Ni siquiera voy a entrar en el tiempo para ti mismo, para leer un libro o caminar por tu ciudad.

Si bien ahora estoy dedicado completamente a Superhábitos, recuerdo con claridad el cansancio que sentía en el transporte de vuelta a casa por las noches en 2011. En ese momento estaba emprendiendo, trabajando en un Estudio Jurídico, finalizando la Universidad y trabajando como Ayudante de Cátedra 3 días a la semana. Recuerdo, también, la frustración que algunos días me invadía. En esos momentos pensaba:

¡¿Cómo puede ser que me esfuerce y trabaja tan duro, para ver tan pocos resultados?!

En esos momentos parece que nuestros sueños de libertad, de poder ser independientes financieramente y vivir tranquilos se alejan y desaparecen tras el horizonte.

Seguro alguna vez sentiste lo mismo: ¿cuántos de quienes están leyendo este artículo tienen trabajos de tiempo completo, trabajos que probablemente no disfrutan demasiado, al mismo tiempo que invierten muchas horas y esfuerzo para lograr que su negocio soñado inicie y crezca?

Esta es una realidad demasido común. Y me molesta especialmente porque no es necesario que sea así. Así como pude construir el negocio que me permitió dejar atrás mi empleo con las escasas horas que tenía, me he pasado los últimos 14 meses conversando con personas alrededor del mundo de lo que aprendí en ese camino.

Soy consciente de que llevar a tu negocio paralelo a ese nivel no es normal. Me siento agradecido de pasar tantas horas haciendo lo que me gusta, viajando y conociendo personas increíbles. Demasiadas personas disponen sólo de los fines de semana y las horas después del empleo para lo que realmente les apasiona.

Por no tiene por qué ser así: mi experiencia trabajando con la Comunidad de Superhábitos es que ser parte del grupo que lo logra o ser parte del grupo frustrado no es una cuestión de suerte o de quién lo desea más. Se trata de hacer lo que hace falta días con día y tomar las acciones correctas.

Si quieres ser parte de las personas que tienen libertad, independencia y tardes para compartir con su familia, hay algunas cosas que debes hacer distinto.

Hay 12 hábitos que todo gran emprendedor debe dominar. Hoy quiero navegar en profundidad en uno de ellos, al que llamo Vivir en la Zona del 20. Es un hábito que puede cuadriplicar rápidamente los resultados que estás obteniendo. Es fundamental para cualquier persona, pero especialmente para emprendedores.

Andrea me ha pedido que aborde este hábito en particular porque va contra la forma en que la mayoría de las personas hacemos las cosas, y la manera en que estamos “programados” para responder a la pregunta: “¿cómo logro más resultados? ¿qué hacen quienes viven de su negocio distinto que yo?”

¿Qué es lo primero que se te vino a la mente?

¿Hacer más cosas? ¿Estudiar más? ¿Aprender más?

Y si te dijera que la respuesta, en realidad, es hacer menos.

Dejar de hacer lo que no importa es tan importante como hacer lo que sí.

En este post vamos a analizar cuál es el principio detrás del hábito de Vivir en la Zona del 20, sus beneficios y cómo aplicarlo en distintas situaciones, como por ejemplo organizar tus tiempos, reducir costos fijos y encontrar los clientes por los que vale la pena esforzarse.

¿Te preocupa tener el tiempo para leer y poner todo esto en práctica? ¡No te preocupes! Para complementar este artículo tengo para ti una Guía, una Planilla y un BONUS que te ayudarán a lograr exactamente eso ( puedes descargarlas del Kit de Herramientas gratis).

El Principio de Pareto

Vivir en la Zona del 20 es el hábito de aplicar el Principio de Pareto (también conocido como regla del 20/80 o regla de distribución desigual) a cada aspecto de nuestra vida cotidiana.

Wilfredo Pareto, un economista italiano de finales del siglo XIX, observó que en su país se daba un peculiar fenómeno: el 80% de la riqueza pertenecía al 20% de la población. Investigando aún más, vio que esto se repetía con respecto a las tierras: el 80 % de las tierras pertenecía al 20% de los propietarios. Lo anotó, como un simple hecho, en su Curso de Economía Política.

En 1940, economistas notaron que este fenómeno era, más bien, una regla que se repetía con frecuencia, y en los contextos más persos imaginables. Algunos ejemplos son serios, otros muy pertidos y cotidianos:

El 20% de los productos de una empresa traerá el 80% de las ganancias.

Hacemos el 80% de nuestras llamadas al 20% de los contactos en nuestro teléfono.

Utilizamos el 20% de la ropa en nuestro armario el 80% del tiempo.

En un pic-nic o cena familiar, el 20% de los invitados comerá el 80% de la comida.

(Este último ejemplo es el más shockeante, pero también el más fácil de corroborar con la experiencia :)).

La claridad con que el fenómeno se presentaba en la realidad llevó a que gane popularidad, y aunque no es un principio cientifico estrictamente, se difundió como Principio de Pareto o Regla del Desequilibrio. La mejor forma de expresarlo que he encontrado es esta:

“Cuando muchos factores contribuyen a un resultado, en general la mayoría de esos resultado se debe a la minoría de los factores”.

Esta regla no siempre es exacta, pero sí se mantiene la distribución desigual. Hay casos donde es 25/70, 1/99 u otra proporción. En Superhábitos, por ejemplo, hemos recibido visitas de 117 países. Si analizamos a fondo nos daremos cuenta, sin embargo, que de 117 países, hay 10 (9%) que traen el 87% del Tráfico al Sitio.

 

Convirtiendo el Principio en Hábito: Vivir según la regla del 20/80 

El secreto detrás de todo esto, claro, está en que no alcanza con conocer el Principio de Pareto. Para que esta idea sea convierta en resultados en nuestro negocio necesitamos hacer de ella un hábito.

Es lo mismo que sucede con los Principios para bajar de peso. Muchas personas conocen los Principios Básicos de un estilo de vida saludable (buena dieta, ejercicio, hidratación y descanso), pero sólo aquellas que convierten esos principios en hábitos disfrutan de los resultados, logran bajar de peso y tener más energías.

Debemos grabar a fuego esto: no alcanza tampoco con SABER de hábitos, hay  que INCORPORARLOS. Sólo así vienen los resultados.

¿Cómo convertimos el la Regla de la Distribución Desigual en un hábito para emprender?

Necesitamos seguir 3 pasos:

1. Comprender la función de este hábito.

Algunos hábitos nos sirven para volver naturales ciertas conductas, otros nos permiten tomar decisiones. Es importante saber cuál es la función del hábito que estamos incorporando.

 

Por ejemplo:

El hábito de la “Chispa Interior” cumple la función de ayudarnos a decidir qué negocio afrontar o qué productos desarrollar. El Principio detrás de este hábito es que “las personas somos más efectivas y productivas cuando trabajamos en algo que nos gusta, que aprovecha nuestro talento, que pensamos que es correcto y que además soluciona una necesidad de otros”.

Lo cual nos lleva al Paso 2.

 

2. Comprender la estructura de los Hábitos.

Todos los hábitos tienen la misma estructura: disparador (trigger en Inglés), conducta y recompensa.

El disparador nos “recuerda” que debemos hacer algo, la conducta es aquello que hacemos y la recompensa es un efecto positivo que refuerza la conducta a nivel psico-neuronal.

Si bien las personas tendemos a enfocarnos en los 2 primeros elementos, el tercero es igual (o más importante). Olvidarlo es el motivo por el cual muchas veces nos cuesta deshacernos de malos hábitos e incorporar otros mejores.

Olvidarlo aquí implicaría que sigas tomando decisiones inefectivas, en lugar de encontrar el 20% que te trae el 80% de los resultados.

Pensemos con un ejemplo:

Cuando llegamos cansados del trabajo y nos sentamos en el sofá para ver TV se está creando un hábito. Hay un disparador (llegar cansado), una conducta (sentarse en el sofá y encender el TV) y una recompensa (nuestro cerebro disfruta de las imágenes, sonidos y la comodidad del sillón). Con el tiempo esa conducta se refuerza, hasta que la hacemos sin darnos cuenta.

Por otro lado queremos empezar a trabajar en nuestro negocio, y nos proponemos despertarnos antes para hacerlo antes de ir a la oficina. Pensamos un disparador (despertador) y una conducta (trabajar en el negocio), pero nada más. Nuestra fuerza de voluntad nos ayuda un par de días, pero la disciplina tiene un límite, y luego dejamos, ¿por qué? ¡Porque no hubo recompensa alguna para nuestro cerebro! Luego de cumplir por un par de días lo único que recibió es más trabajo y cansancio.

 

Si sumáramos, en cambio, música agradable mientras trabajamos y nuestro desayuno favorito cada mañana que cumplimos… ¡entonces sí! La conducta se refuerza a nivel cerebral y pronto estaremos haciéndolo sin darnos cuenta.

3. Adaptar el Principio a la Estructura de los Hábitos

El paso final es cruzar los 2 primeros y pensar en nuestra situación personal con estas preguntas:

Disparador: ¿En qué situaciones debería aplicar este hábito? ¿Cómo puedo darme cuenta de que me encuentro en esa situación?

En este caso, por ejemplo, podrías darte cuenta de que el disparador es llegar a tu casa y decir o pensar: “hoy no tuve ni un segundo para respirar”, o “cuánto tengo que hacer mañana”.

Como el disparador es la sensación de estar tapado de obligaciones y trabajo, anota ahora 3 frases que digas en esos momentos:

A. _____________________________________.

B. _____________________________________.

C. _____________________________________.

Conducta: ¿Qué conducta o criterio quiero incorporar? ¿Cómo se ve concretamente?

Los hábitos de una persona no son “estar organizado” o “relajarse”. Los hábitos implican conductas claras y concretas.

El Principio de Pareto debe convertirse en una conducta clara y concreta que vamos a seguir cuando se dé el disparador.

Esa conducta consiste, en mi caso, en frenar y fijar un momento para priorizar correctamente. Eso quiere decir que apenas digas A, B o C debes automáticamente frenar y asignar un momento para revisar tus prioridades y uso del 20/80. Anótalo en tu Agenda o pon una alarma en tu Reloj Despertador.

Luego, en el momento designado (normalmente una hora), hago lo siguiente:

– Aclaro qué objetivo estoy buscando alcanzar, poniéndolo por escrito. Si tengo varios objetivos a la vez empiezo por hacer una lista de los mismos y elegir los realmente importantes (entre 3 y 5). Incluyo en estos casos los objetivos personales, profesionales y de relaciones. Es difícil manejar más de 5 objetivos muy importantes a la vez, así que no lo recomiendo.

– Una vez aclarado pienso cuál es el parámetro con que ese objetivo se mide: ¿cuál es el indicador de que estoy obteniendo resultados?

Por ejemplo, si el objetivo fuera irme de vacaciones el próximo verano, entonces podría establecer que el criterio va a ser un fondo de ahorros para ello. Si quiero estar más saludable podría observar mi peso. Si quiero ganar más dinero podría ver la cantidad de ventas de mi negocio.

– Ya hemos aclarado, entonces, objetivo y la forma de medirlo. Ahora debemos hacer una lista de los factores que influyen en ese resultado: ¿cuáles son todos los elementos que se unen o impactan en mi objetivo?

Si seguimos con el Objetivo de las ventas, entonces podría hacer una lista de los productos o servicios que ofrecemos.

Si tu negocio es online, por ejemplo, podrías hacer una lista que incluya: ebook # 1, ebook # 2, producto afiliado # 1, producto afiliado # 2, programa de membresía, talleres presenciales y horas de coaching.

Si tu negocio es un comercio podrías, en cambio, analizar no por producto sino por horas o días.

– Luego de hacer la lista de factores deberías analizar cómo contribuye cada uno al Objetivo que te propusiste (de acuerdo al criterio de medida que fijaste).

Así, en el ejemplo de hacer más dinero deberías analizar cuántos ingresos te trajo cada Producto, lo cual se vería más o menos así:

– Como puedes ver en la Imagen, así logramos identificar qué factores producen cuánto del resultado. Genial. El análisis de un economista llegaría hasta aquí, ¿verdad?

Pero nosotros queremos ir un paso más allá. No nos alcanza con saber qué factores aislados producen los resultados, sino cómo optimizar nuestras actividades, esfuerzos o dinero. Entonces tenemos que sumar un nuevo factor: cuánto ponemos de nosotros.

Por ejemplo, entonces, yo podría darme cuenta de que mantener el e-book a la venta me toma 2 horas a la semana, el Programa de Membresía 5 y las horas de trabajo 1-a-1 10.

Con esta información puedo obtener el dato clave: ¿qué actividades me producen mayor cantidad de resultados para el tiempo, esfuerzo o dinero invertido?

Es poco común que se dé un 20/80 perfecto, así que no te preocupes si la distribución se da de otra manera. Lo importante es identificar que los factores aportan de manera desigual, y lograr ver cuáles son los que te producen más resultados con menos esfuerzo y tiempo.

Mi planilla ahora se ve así:

La información organizada de este modo es clara: las hora invertidas en el ebook # 1, el Programa de Afiliados # 2 y mis horas de coaching producen el doble de resultado que las invertidas en el e-book # 2 o el Programa de membresía, ¡y 4 veces más que las invertidas en el Producto Afiliado # 1!

– El paso final es simple una vez que tenemos la información: debemos utilizarla para tomar una decisión, y poner esa decisión por escrito (así la recordamos y podemos revisar).

Yo, por ejemplo, podría seguir la información del cuadro y descartar los productos e-book # 2, Afiliados # 1 y Membresía. Así recuperaría 7 horas. Puedo tomarme 2 para descansar y pasear con mi familia, y utilizar 5 para el Coaching.

¿Cuál va a ser el resultado?

Este:

¡Un aumento del 9% de los Ingresos trabajando menos horas!

Logramos más, haciendo menos. Es minimalismo para optimizar, y el poder de Vivir en la Zona del 20  🙂

Y podríamos llevar esto más allá. Tal vez podría quedarme sólo en el ebook # 1 y el Programa de trabajo 1-a-1, por ejemplo, que son los que más resultados me traen, y aumentar los resultados incluso más.

Estaría trabajando 5 horas menos a la semana y ganando un 12% más. Y todo sin siquiera empezando a aplicar este razonamiento a las tareas o clientes detrás de cada producto.

El Proceso 20/80 puede re-aplicarse de forma constante. Por eso Vivir en la Zona del 20 es un hábito y no una acción aislada.

Esta es la mejor manera de superar la sensación de “quiero lograr más pero no me alcanzan las horas”. Cuando emprendemos y trabajamos nos enfrentamos a muchísimas distracciones, emergencias y trabajo de bajos resultados. Esto puede convertirse en un problema y frustrarnos rápidamente. La respuesta de la mayoría de las personas es trabajar más duro, dormir menos o pasar menos tiempo con sus seres queridos.

Yo estoy completamente a favor del trabajo duro, y de poner el esfuerzo que haga falta para alcanzar nuestras metas. Sin embargo, debemos recordar que “vale más trabajo inteligente que trabajo duro”. Muchísimas veces lo que necesitamos no es hacer más y descansar menos, sino hacer las actividades correctas y tener el espacio para recargar energías físicas, mentales y emocionales. De eso se trata todo esto.

 

El secreto está en no andar en automático, sino invertir nuestros recursos escasos en lo que da resultados

El tiempo es el más escaso de los recursos. No podemos ahorrarlo, pero sí invertirlo. Y tenemos que invertirlo adecuadamente.

Eso implica ponerlo en las tareas que nos traen más resultados y satisfacción. En nuestro negocio puede ser identificar productos o clientes en que enfocarnos. El tiempo liberado podemos aprovecharlo para tener momentos significativos con quienes amamos, descansar y recargar las pilas necesarias para dar saltos cualitativos en nuestras empresas.

Es nuestro deber como emprendedores no funcionar en automático, sino optimizar nuestros resultados. Nuestro futuro y el de nuestras familias dependen de que seamos inteligentes al trabajar duro, y de que incorporemos el hábito de vivir en la Zona del 20.

Estar ocupado no es sinónimo de avanzar o ser importantes. Estar super-ocupados es sinónimo de no hacer lo realmente importante y priorizar. Tenemos que aprender a hacer menos para lograr más.

Dejar ir lo que no importa es tan necesario para un empresario como hacer lo que sí importa.

¡Pero yo no tengo tiempo para pensar en estas cosas!

 

En nuestros talleres, encuentros y programas este es el primer obstáculo que surge siempre. Somos conscientes de que completar los pasos que vimos en este post requiere tiempo, y tener un momento tranquilo.

Por eso (y porque amamos destruir excusas), tengo un par de regalos para todos Ustedes hoy:

• La Guía “Cómo tener más tiempo. Las 7 herramientas para que tengas el tiempo necesario para tu negocio” (te permitirá tener una hora más por día para tu negocio).
• Una Planilla como la que yo uso para que pienses en esto de forma automática todas las veces que quieras.
• Un BONUS con un análisis práctico de cómo aplicar el Principio de Pareto a tu negocio: cómo aplicarlo a tus Clientes y a tus Costos Fijos.

Puedes descargar estos tres regalos ahora acá.