¿Listo para arrancar la última semana de este Módulo?

Ya ejercitaste conectarte con vos mismo, expresarlo y pulir el resultado, priorizar desde allí y ahora llega el último paso: crear espacios para lo que es importante.

Este problema tiene dos aspectos:

El primero es definir qué momento separar para la tarea más importante. Guada ya te explicó cómo funciona.

El segundo es, después de definirlo, cómo lograr cumplir con ese bloque y tarea. De eso se trata este texto, y vamos a ver 3 consejos simples.

Esto es muy similar al disparador que pensamos para los 15 minutos diarios.

La idea es que no tengas que forzarte segundo a segundo para no olvidar la tarea, sino que puedas avanzar con las demás tareas de tu día y frenar cuando sea el momento correcto.

Los métodos acá van a variar de acuerdo a la tarea concreta, pero los básicos son estos:

1. Poner una alarma en el celular. Es la forma más simple de hacerlo. El único problema que surge es que a veces es demasiado fácil posponer o simplemente apagar la alarma. La solución es elegir una música especial (distinta a las demás alarmas) y ejercitar el tomar consciencia de la importancia que tiene. Para obligarte a reflexionar vienen algunos despertadores gratuitos para Android, como el que uso personalmente, que te permiten sumar un par de operaciones matemáticas o escribir un texto.
2. Pedirle a alguien que te recuerde. Esto puede ser un poco más trabajoso, pero la mayoría de las personas están dispuestas a darnos una mano si saben que es importante para nosotros y que va a llevar, en el largo plazo, a mejores resultados para todos. Puede ser alguien de tu familia o un compañero de trabajo. Esta herramienta a mí me sirvió mucho para aprender a apagar la compu más temprano. Simplemente le explicaba por qué a Guada, Santi o Lu y les pedía que me reten si me veían haciendo eso y no leyendo después de las 21:30. Funcionó perfecto. Una variante de esto es pedirle a quienes vayan a estar en ese momento que pongan una alarma en su celular y te recuerden. Por un lado es más difícil apagar a los otros 😉 y, por el otro, psicológicamente nos sentimos compelidos a frenar y empezar lo que nos propusimos.
3. Recordatorios físicos. Esto lo abordamos ya en el Webinar Mensual, pero es fundamental. Básicamente implica poner carteles pegados a objetos que es seguro que vamos a usar momentos antes del Bloque Horario separado para la tarea más importante.
4. Puntos extras: poner el Bloque Horario para la tarea más importante todos los días en el mismo horario. Esto puede no ser posible, pero si se puede es muy útil. Eventualmente ese bloque se vuelve en sí mismo un hábito, y los recordatorios no son necesarios.

Con cualquiera de estas 4 herramientas (o una combinación), vamos a recordar seguro el momento de inicio. Ahora continuemos.

Empezar no sirve de mucho si minutos después nos distraemos, ¿no?

Las fuentes de distracciones también son, en general, las mismas. A continuación hay una lista que contiene, también, formas simples de solucionar cada una.

En este caso las soluciones básicas son:

• En primer lugar recuerda que "Urgente", en este caso, significa aquello que te va a traer graves consecuencias negativas en caso de no atenderlo en ese momento. Si puede resolverse después, simplemente anótalo.
• Deja la mayor cantidad de temas "Urgentes" resueltos antes de empezar. Acá puede servir agregar 15´ al Bloque e iniciar dejando todo lo Urgente solucionado.
• Delega en alguien atender las emergencias que surjan en ese período de tiempo. Si en tu casa puede ser pedirle a alguien que atienda el timbre por ti. Si vives en un departamento pedirle al portero. En los trabajos es más fácil, ya que le puedes pedir a un compañero que te cubra.

Acá las distracciones básicas son la Computadora y Celular. La televisión, que sería la tercera, es la más simple de todas, porque se la puede apagar, vender o cortar el cable sin que eso afecte nuestro trabajo o comunicación con otros. Dicho esto, muchas veces la solución para el celular y la computadora es simplemente apagarlos.

Respecto del Celular:

• Antes de apagarlo, envíale un mensaje a personas que puedan necesitar contactarte que diga algo así: "Durante las próximas 2 horas no voy a estar disponible, salvo para emergencias graves y urgentes. En ese caso pueden contactarme al XXX-XXX-XXX". Agrega al final un número de teléfono fijo que vayas a tener cerca, o el teléfono de la persona que haya acordado cubrirte por ese tiempo. La realidad es que hoy en día la llamada a teléfonos fijos no es tan común, y menos si antes envías un mensaje como ese, con lo cual vas a eliminar la gran mayoría de las llamadas.
• Una opción intermedia es no apagarlo, pero sí desactivar mensajes de texto y cualquier tipo de conexión a Internet. En ese caso puedes enviar un mensaje como el anterior pero modificado para el caso: "Durante las próximas 2 horas no voy a estar disponible, salvo para emergencias graves y urgentes. En ese caso pueden contactarme solamente por llamadas teléfonicas".

Respecto de la Computadora.

• Los mensajes y notificaciones que nos llegan por la computadora normalmente pueden esperar 2 horas. Si piensas que es posible que te llegue algo urgente durante ese período de tiempo te recomiendo configurar una respuesta automática similar a los mensajes del punto anterior.
• Si no puedes apagar la computadora porque tu tarea la requiere, intenta asegurarte de que la misma no te distraiga. Una opción simple es desactivar Internet (para evitar tentarte incluso se puede apagar el módem).
• Si usar Internet es necesario hay aplicaciones que te pueden servir para mantener el foco: una se llama Stayfocused (que bloquea sitios distractores tras un lapso de tiempo en ellos) y otra es Workrave. En este último caso los recreos que el programa pone no sólo son saludables, también nos sirven como recordatorios para volver a enfocarnos. Si te surge alguna duda respecto de cómo usamos nosotros estos programas, ¡charlemos en los foros!

Bueno, listo. Ya separamos las horas, nos recordamos el momento de inicio y eliminamos las distracciones. Es momento de arrancar el trabajo.

La mayor parte de las personas se sumergiría directo a la tarea. Si es escribir, por ejemplo, abrirían el Word y empezarían a teclear. Hemos encontrado algo que funciona mucho, mucho mejor, y lo queremos compartir con Ustedes. Son dos mini-tareas, a realizar en el momento en que comenzamos:

1. Simplemente sentarnos en silencio y respirar, contando hasta 10. Nada más. Simplemente respirar. Esto parece una pavada, pero cambia absolutamente cómo abordamos las tareas. Es más, es tan importante que más adelante le vamos a dedicar un mes completo del Programa. Esta cuenta te relaja y obliga a desenchufarte de lo que venías haciendo. Empezar tu actividad más importante relajado ayuda a que recuerdes por qué la elegiste y disfrutes el realizarla, con lo cual disminuye mucho la posibilidad de distraerse. Las distracciones son, siempre, una muestra de que nuestra cabeza está en muchas cosas a la vez. Esto logra el efecto contrario, y con esa simple cuenta ganamos foco por un buen rato.
2. Pensar por un minuto o dos qué estamos por hacer y qué implica. Es pensar el fin de la tarea y volver desde ahí a ver lo que tenemos que hacer. Es un segundo pero, como ya vimos, el conectarnos un segundo con el fin ya cambia cómo actuamos. Pensar qué implica es hacer una lista de las pequeñas cosas que nuestra tarea más importante abarca. Así, cuando me propuse escribir este artículo lo que hice antes de empezar fue un boceto del índice. Es más fácil mantenernos concentrados cuando la tarea enfrente nuestro es clara, y los pasos ayudan.

Hay una idea de Stephen Covey menciona en su libro "Los 7 Hábitos de las Familias Altamente Efectivas" y que sirve tener muy presente al buscar desarrollar cualquier hábito. Para que el punto quede más claro he colocado en entre paréntesis un par de cambios, reemplazando la mención a las familias con emprendedores:

"(Los buenos emprendedores), incluso (los emprendedores) más grandiosos, están fuera del camino el 90 por ciento del tiempo. La clave es que tienen claro cuál es su destino, saben cómo es el camino y siempre vuelven a él una y otra vez.
Es como el vuelo de un avión: antes de que este despegue, los pilotos tienen un plan de vuelo; saben exactamente a donde van y empiezan de acuerdo con su plan. Pero durante el vuelo, el viento, la lluvia, la turbulencia, el tráfico aéreo, los errores humanos y otros factores actúan sobre ese avión, lo mueven ligeramente en diferentes direcciones de manera que, durante mayor parte del viaje ese avión ni siquiera avanza dentro del plan de vuelo original. Ya sea por los sistemas de navegación o por la densidad del tráfico aéreo, normalmente se desvía. Sin embargo, salvo por algo realmente importante, el avión llegará a su destino.
¿Cómo ocurre eso? Durante el vuelo, los pilotos reciben información constantemente. Información de los instrumentos meteorológicos, de las torres de control, de otros aviones, incluso a veces de las estrellas, y, basándose en esa información pueden hacer correcciones para poder volver al plan de vuelo.
La esperanza radica no en las irregularidades sin en la visión, el plan y la habilidad de volver al camino correcto.
El vuelo de ese avión es, creo yo, la metáfora ideal para la vida (emprendedora). (Como emprendedores) no hay ninguna diferencia si nos desviamos del objetivo o incluso si (somos) un desastre. La esperanza radica en el plan y en el valor de regresar una y otra vez."

La idea más importante es aprender a no auto-torturarse cuando nos distraemos un momento o hacemos algo distinto de lo planeado (sea por nosotros o por un factor urgente). Simplemente, cuando pase, respiren un segundo, sonrían y vuelvan a su camino. Esas desviaciones no son algo que les pase sólo a Ustedes. Nos pasan a todos, y no son un obstáculo real para llegar a nuestro destino.

Eso es todo por hoy,

¿Listos para empezar la Semana 4?

Utiliza a diario esa conversación para ir reflexionando sobre cómo te funcionan las ideas y volver al camino cuando haya problemas.