¡Bienvenidos a la Semana 3!

Esta semana agregaremos un elemento más a lo que ya venimos trabajando en la organización semanal: identificar en qué cuadrante se encuentra cada actividad y a partir de ahí poder administrar el tiempo en función de lo que te importa y decidir qué hacer.

Elaboraste tu Visión, te hiciste el hábito de revisarla para conectarte con esa imagen de futuro que deseas alcanzar y que te motiva y entusiasma todos los días.

Desde hace un par de semanas tienes tus 30 minutos de calidad y tranquilidad para organizarte el fin de semana.

En ese tiempo revisas tus roles, tu misión y visión, defines un logro para cada rol y acomodas las tareas más importantes de cada día de la semana que viene.

Además, fuiste cambiando el ritual de las mañanas, que es más simple y rápido gracias a que te organizas semanalmente.

Ahora vamos a trabajar dos cosas:

1) La Matriz de la administración del tiempo: con esta herramienta aprenderás a categorizar tus actividades y definir si son importantes o no (y servirá para luego aprender a decir que no, pero eso lo veremos la próxima semana). De eso se trata este texto.

2) 5 pasos simples que puedes seguir en tus 30 minutos semanales para tener tu súper mapa semanal y comenzar cada semana organizado y enfocado.

Con estos pasos incorporados, sólo nos va a quedar sumar una habilidad en la Semana 4 y ya vamos a tener el objetivo del primer tramo del curso: tener un sistema de organización personal que nos sirva ahora, mientras empieza nuestro negocio y después cuando este vaya creciendo. Es un sistema flexible y contundente, y cuya utilidad no disminuye con el tiempo, sino que aumenta. Perfecto para emprendedores 🙂

Muchos decimos “quiero estar organizado”, “no llego con todo, tengo que organizarme”. Estas frases se basan en una idea particular de qué es organizarse, asociada a tener la capacidad de estirar las horas y hacer que mil actividades entren en un horario de 24 horas diarias.

Cuando logramos acomodar esas mil actividades en el horario semanal, incluso cuando logramos hacerlas todas, eso significa que somos muy buenos en estar ocupados.

Pero no necesariamente organizados. Estamos organizados cuando lo que hacemos nos trae los resultados que buscamos.

Que llenemos de actividades nuestro día no significa que tengamos claro hacia dónde vamos, cómo cada cosa que hacemos nos acerca a ello, y mucho menos que sepamos identificar y decir que no a aquello que no nos hace bien (¡cuántas veces vamos a lugares por compromiso sin reflexionar dos veces si es importante o no!)

El problema no es no tener tiempo, y el objetivo tampoco es lograr que todas las actividades entren en el horario.

La falta de tiempo y el cansancio, estrés y desmotivación que cargamos por no frenar en todo el día son síntomas.

El problema es que no estamos haciendo lo que es importante para hacer realidad día a día nuestra Misión y Visión. Simplemente porque no frenamos a mirar la semana y decidir qué es lo más importante y qué no.

Y, en muchos casos, a veces ni siquiera vemos la posibilidad de no hacer algo. Simplemente nos acostumbramos a hacer y hacer todo el tiempo y dejamos de pensar si realmente queremos hacer eso o no.

La Matriz de la administración del tiempo es clave para poder frenar una vez por semana y acomodar las actividades que hacemos en los 4 cuadrantes.

Estar organizado es estar en equilibrio y enfocados en lo importante.

Desde ahora dejemos atrás todas las concepciones de organización como sinónimo de horarios rígidos y estar ocupadísimos, y comencemos a enfocarnos y hacer sólo lo importante.

Veamos de qué se trata.

Esta matriz es muy simple. Fue elaborada originalmente por Stephen Covey, con las variables Importante y Urgente, generando 4 cuadrantes. Como verás, los Cuadrantes 1 y 2 son los que nos acercan a nuestros objetivos.

El Cuadrante 2 es el que nos lleva a una vida equilibrada. Es el cuadrante en el que pasan más tiempo las personas exitosas, aquellos que cumplen sus objetivos.

¿Te parece que tiene sentido?

Si pasas más tiempo construyendo buenas relaciones (Cuadrante 2), vas a evitar crisis o peleas (Cuadrante 1).
Si te dedicas a planificar y prevenir (Cuadrante 2), evitarás crisis en tu organización o proyectos con vencimientos cercanos (Cuadrante 1).

Además, ganarás tiempo, energías y foco si dejas de hacer actividades como ir a actividades populares por compromiso (Cuadrante 3), ver televisión en exceso (Cuadrante 4), atender el teléfono cada vez que suena (Cuadrante 3), llamadas telefónicas y ajetreo inútil (Cuadrante 4), etc.

Con esta herramienta podrás tener más claridad, libertad y pasar más tiempo haciendo lo importante, y dejando de hacer cosas que no te suman a ninguno de tus principales objetivos.

Ahora, con esto visto, es hora de pasar a practicar por primera vez el sistema de organización semanal que te va a acompañar en tu proceso emprendedor.