Ahora sabes que la cuestión no es estirar las horas ni acomodar mejor mil actividades en un horario ajustado, sino más bien identificar qué actividades son importantes y cuáles no y pasar más tiempo en el Cuadrante 2.

Este paso a paso simple te servirá para aplicar todas las semanas en tus 30 minutos de organización. Puede que hoy te tome más de 30 minutos, pero con un par de veces que lo ejercites e internalices, 30 minutos alcanzan y sobran 🙂

Antes de comenzar, elige una plataforma en la que te organizarás siempre. Debe ser fácil de transportar y resultarte simple.

Acá te muestro varias opciones (y la que nosotros usamos y recomendamos).

En soporte papel:

• Libretas o cuadernos.
• Planillas impresas.
• Agendas.

En los tres casos la ventaja que tienen es que pensar con papel y lápiz siempre es mejor, fluimos más, podemos estar en cualquier lugar y con una libretita y un lápiz lo resolvemos todo.

En los tres casos también lo ideal es que si sólo vas a usar un soporte papel, tengas tu misión, tu visión, tus roles y objetivos en ese cuaderno o agenda.

En soporte digital:

• Evernote.
• Planillas de Excel.
• Google Calendar. Esto se complementa muy bien con aplicaciones como Momentum (Chrome) y Jorte (Celulares Android).

La ventaja del soporte digital, sea cual sea, es que puedes sincronizarlo con tu celular e incluso acceder desde cualquier dispositivo que tenga Internet. Puedes tener una planilla de Excel en tu cuenta de Google Drive, o simplemente abrir tus cuentas de Evernote o de Google y acceder al Calendar rápidamente.

Lo ideal es tenerlo todo en tu computadora, Tablet o celular, así no dependes de otros o de que haya conexión a Internet sí o sí. El tener la información en la nube también te protege frente a pérdidas o problemas. La desventaja de los soportes digitales es que te obligan a estar frente a una pantalla y te limita en casos extremos de falta de batería o de luz.

Te sugiero combinar ambos: un soporte papel y otro digital. Te cuento cómo me resulta a mí en cada uno de los pasos siguientes y adáptalo según te parezca o sirva.

Dedica 10 minutos a esto.

Puedes hacer un poco de visualización para conectarte profundamente con todo lo que te importa y quieres alcanzar.

Pueden estar en un soporte papel o digital. Yo suelo tenerlo en la computadora y en un lugar visible en mi habitación, así puedo verlo en cualquiera de los dos (personalmente, prefiero el que está en papel).

Los roles representan tus dimensiones, así que toma cada uno y contempla todo lo que se te ocurra:

a. Actividades con horarios fijos. Todo aquello que tenga un momento fijado: trabajo (si estás muchas horas en la oficina intenta discriminar las actividades que hacés allí), horas de cursado en la Universidad, eventos sociales, reuniones obligatorias, etc.

b. Actividades sin momentos pre establecidos pero que sabes que estarán presentes. Un ejemplo puede ser que es el cumpleaños de tu hijo o hermano, y que querrás pasar parte del día con él, o que se muda un amigo y tal vez te pida ayuda.

c. Actividades que te gustaría hacer, sea a nivel personal o nivel profesional: hacer ejercicio, una actividad por cada rol, ir al cine, leer una novela, avanzar en algo para tu emprendimiento, reunirte con alguien.

Esta lista yo suelo hacerla en papel, en un cuaderno que uso siempre para lo mismo.

De la lista que hiciste define en qué cuadrante se encuentra cada una.

Si lo hiciste en papel, puedes marcar con cuatro colores distintos. Si lo hiciste en una planilla o en Evernote, podes también marcar con colores o acomodarlas en un cuadrito como el que te mostré más arriba.

Así tendrás claro qué es lo más importante y qué es menos importante, y el siguiente paso se vuelve más fácil.

• Primero colocas las actividades del Cuadrante 1 (Importante y Urgente), las que tienen horarios fijos o plazos y son importantes.
• Luego, las del Cuadrante 2 (Importante y No Urgente), como hacer ejercicio, visitar a familiares o amigos, hasta estudiar un libro para aprender algo que necesitás para tu emprendimiento o momentos para ejercitar algo que sume a tu proyecto. Lo ideal es que tengas una actividad por rol para estar en equilibrio durante la semana.

Con las actividades del Cuadrante 1 y el Cuadrante 2 como base, todo lo demás debe amoldarse y será menos importante. A partir de ahora debes evaluar las actividades de los Cuadrantes 3 y 4. ¿Son muchas? ¿Realmente las queres hacer? ¿Qué pasaría si no las hicieras?

Mi sugerencia es que esto lo hagas en Google Calendar combinado con Momentum, y lo sincronices con tu Celular si prefieres. Yo simplemente lo veo en la computadora y tengo libre mi celular de un exceso de aplicaciones y de redes sociales. Esto me sirve y me resulta más simple porque tengo mi momento de organización y mi ritual mañanero y luego no debo estar pendiente del celular.

Lo bueno del Google Calendar es que puedes establecer las actividades del Cuadrante 1 y configurarlas para que se repitan semana a semana, es decir tener todas las semanas automáticamente tu horario semanal con las actividades ordinarias ya acomodadas. Entonces sólo debes revisar si todo se mantiene igual o hacer modificaciones, agregar las actividades del Cuadrante 2 y listo 🙂

Habiendo seguido estos 4 pasos vas a tener, antes de arrancar la semana, un mapa claro de qué quieras lograr y a través de qué actividades. Va a ser domingo a la noche y vos ya vas a tener pensadas actividades importantes, enfocadas y divertidas para tu semana.

¿Cómo mantenemos esa claridad día a día?

¡Re-aprovechando el ritual diario y todo lo que vienes ejercitando!

Ahora, cada mañana cuando llegue tu momento-disparador vas a:

1. Revisar brevemente tu Misión y Visión (esa energía siempre viene bien).

2. Volver a ver tu agenda para el día:
o piensa: ¿hay algún cambio respecto de mi organización del Domingo? Si es así, agrega o quita las actividades que correspondan. Siempre hazlo recordando los Cuadrantes y con un criterio real de importancia. Sólo deberían distraerte aquellos urgentes que son importantes.

o A medida que pases por las actividades recordá para qué sirve cada una, a qué rol obedece y el espíritu con que la incorporaste a tu semana. Incluso si estás teniendo un mal día puede ser la forma de llegar sonriente a ver a tus amigos.

o Si estás usando Google Calendar en la PC, o sincronizado en el celular (Jorte), es un momento para ir a través de cada actividad y pensar si surgió algún cambio, o si tienes que prepara algo para eso. La función de notas para cada actividad puede ser muy práctica para ir juntando información ahí y verla al momento de la tarea o reunión.

3. Finalmente, vuelve a mirar tu día y elige la tarea más importante (como vimos en el Mes 1). Colócale un asterisco, color o dibujo, y asegúrate de empezarla, continar y terminarla. Con esto en mente, podes utilizar la aplicación Momentum (para Chrome) que te permite tener una sola actividad como foco principal del día y pequeñas sub tareas. Es muy útil, sobre todo si trabajas en la computadora, porque cada vez que abras una pestaña aparece un fondo de pantalla como este que te recuerda cuál es tu foco principal ese día y qué otras actividades harás.

Te vas a sorprender con la velocidad con la que pasas estos pasos.

El venir trabajando necesariamente te va a llevar a tener una facilidad para priorizar, encontrar lo importante y tomar decisiones. El foco es algo natural después de este proceso. Por eso el ritual diario de 15 minutos puede ser incluso que te tome menos tiempo, ¡y eso es genial! ¡vamos optimizando y generando las bases para los pasos que siguen!

Entonces, las actividades desde hoy son:

• Para este fin de semana: Ejercitar este sistema de 5 pasos, que reúne todo lo que vimos hasta ahora

• De Lunes a Viernes: Utilizar el nuevo ritual diario para mantener la energía y fuerzas en el lugar adecuado.

¿Estás listo para tu primera semana de organización emprendedora?