A veces hacemos que los procesos sean más complicados de lo necesario.

Nunca recorreremos un camino de mil millas preocupándonos sobre lo largo que será o lo difícil que será. Recorremos el camino al tomar cada día paso a paso y repitiéndolo de nuevo hasta que llegamos a destino. - Joseph B. Wirthlin

Los últimos cinco días viste todo lo que hay detrás de tu idea de negocio. Creaste una lista de actividades concretas que son necesarias para que ese negocio suceda y, tal vez, terminaste por hacer algunos ajustes al Modelo simplificando y pensando desde la regla de 20/80.

Ahora tenemos que tomar esa lista de tareas y la nueva comprensión que tienes y convertirla en una Guía con la que puedas pasar a la acción de manera efectiva. El objetivo de este mes es Ejecutar, ¿recuerdas?

Antes de hacerlo me gustaría, sin embargo, felicitarte.

La labor de los últimos cinco días no ha sido nada fácil, y soy consciente de ello. La mayoría de las personas jamás enfrenta lo que tu has enfrentado, y eso te pone en un nuevo nivel. Te convierte en un emprendedor, alguien que crea valor en el mundo, y te aleja de los simples soñadores que nunca trasladan sus ideas a la realidad.

Incluso antes de que empezaramos con Superhábitos descubrí que esta es una característica que rápidamente permite separar a los emprendedores de los wantrepreneurs. Los simples soñadores y los wantrepreneurs disfrutan de hablar e imaginar escenarios pero no tienen idea de cuánto trabajo es necesario para hacerlos realidad. Por eso les resulta fácil criticar a quienes sí hacen negocios o decir qué cambio se podrían hacer, sin hacerlo ellos. Soñar es gratis y aunque no da muchas recompensas concretas a ellos les alcanza.

Un emprendedor sabe lo que hace falta para realizar una idea, sabe que será difícil y que costará trabajo, pero tiene una visión y motivación que lo llevan a avanzar y superar los obstáculos.

Invierte mucho de sí y toma riesgos, y recibe recompensas acordes: independencia financiera, desarrollo personal y una confianza humilde en si mismo.

Sólo con tomar consciencia de todo lo que hay detrás seguro te ha hecho valorar más a los negocios a tu alrededor. Eres más emprendedor después de 5 días, ¡felicidades!

Ahora, hay 3 cosas que hacer:

1. Convertir las Tareas en Procesos.
2. Identificar dentro de tu lista los Procesos Centrales.
3. Ajustar tu esquema a la realidad.

Este texto cubrirá estos 3 pasos. Al final de ellos estarás listo para pasar a la acción. El primer paso será nítido y también los siguientes, y tendrás herramientas para ir ordenando lo que suceda al avanzar.

¡Empecemos!

A lo largo de la semana has elaborado una lista de tareas relacionadas a tu negocio. Ahora es momento de ordenar y agrupar esas tareas.

Al hacerlo, convertirás tus tareas en Procesos.

De acuerdo a Wikipedia, un proceso es “un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar juntas en los elementos de entrada los convierten en resultados”. La Real Academia da una definición similar, al establecer que un proceso es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”.

Cada una de las tareas en nuestra lista es una actividad que conduce a un resultado. Cuando esas actividades se conectan entre sí y llevan a un mismo resultado estamos frente a un proceso, y ver el proceso con claridad es importante para nosotros como emprendedores.

Para convertir nuestras tareas en procesos, entonces, debemos encontrar en ellas:

1. El Objetivo.
2. La relación.
3. El orden.

Para ello, entonces, vuelve sobre la lista y:

1. Piensa cuál es el objetivo que cada tarea contribuye a lograr.
2. Agrupa las tareas que lleven a un mismo resultado. Para la gestión de tareas nosotros usamos Asana, una herramienta online. Una buena forma de agrupar las tareas es irlas cargando allí en distintos proyectos de acuerdo al objetivo al que contribuyen. Otra plataforma similar es Trello.
3. Una vez que tengas todas las tareas juntas, diferenciá:
4. Las que deben ser hechas antes que otras (son predecesoras unas de otras).
5. Los que deben hacerse en forma simultánea.
6. Los que son independientes, y pueden realizarse en cualquier momento.
7. Ahora tienes tareas que deben ir antes que otras, y usando esas diferencias puedes darle un orden al proceso. La mejor manera de hacerlo es con lo que se llama “Gráfico de Gantt”. Un gráfico de Gantt te muestra visualmente el orden en que las tareas van a realizarse, y es una herramienta útil para que como emprendedores podamos pasar a la acción sin perder de vista el proceso global que estamos afrontando.

• Una herramienta muy útil aquí puede usar Project Libre, un software libre para hacer estos gráficos.
• Si cargaste tus tareas en Asana te recomiendo que uses Instagantt, que se integra con las actividades que ya cargaste ahí y te permite conectarlas y ordenarlas rápidisimo (es lo que uso yo para los proyectos y procesos de Superhábitos.

Con estos 4 pasos han convertido tus tareas en Procesos. Ahora es momento de ver cuáles son, entre ellos, los más importantes.

A través de los módulos anteriores ya llegaste a una idea, la convertiste en un modelo, validaste y aprendiste a comunicarla.

Lo único que te separa de un negocio que funcione ahora es crear el producto o servicio, promocionarlo, venderlo, aprender de la experiencia, mejorarlo y repetir el ciclo.

Las tareas necesarias para mantener ese ciclo funcionando son lo que se llama “procesos centrales”. Se trata de aquellos conjuntos de tareas que hacen a la realización de la misión de nuestro emprendimiento y que, por oposición, no realizar implica poner en peligro la existencia del negocio.

La esencia de cualquier emprendimiento que funcione en el largo plazo está en aportarle valor a otros. Esa es la misión genérica. Por eso, es necesario:

• Producir = Crear ese valor que vamos a aportar, lo cual implica darle una forma definida como producto o servicio.
• Promocionar = Hacer conocer que el valor existe, demostrar sus cualidades y lograr generar confianza en que vamos a poder entregar lo que prometemos.
• Vender = Cobrar un precio justo por el valor (de lo contrario no somos rentables y no podemos sostenerlo en el tiempo).
• Mejorar = Aprender de las acciones anteriores y utilizar ese conocimiento para servir mejor a nuestra Comunidad. Esto abarca aprender qué detalles están faltando a nuestro producto, qué partes de nuestro mensaje no se entienden, etc.

Si una tarea no aporta a alguno de estos cuatro procesos entonces no tiene sentido mantenerla, menos al empezar. Es importante que nuestro foco esté en realizar cada uno de estos pasos y nada más.

Vuelve sobre la lista de Procesos que realizaste (los gráficos de Gantt) y observa si todos se conectan con alguno de estos 4 puntos. Si no se conecta, eliminalo por completo. Si hay más de un proceso para alguno de los procesos centrales, elige uno de ellos que será el principal.

Una vez que te hayas quedado con un proceso para cada proceso central, pasa al punto siguiente.

La idea de la actividad de esta semana es que vayas transformando tu Modelo de Negocio en algo concreto y accionable.

Con las actividades de la última semana pasamos de una idea muy gruesa (el Canvas) a tareas concretas. Ahora tienes una imagen mental nítida del trabajo necesario para que tu proyecto se haga realidad y has desarrollado las herramientas mentales necesarias para deconstruir cualquier negocio en acciones que puedas realizar.

Para que puedas darte cuenta de cómo este hábito de “desarmar” las ideas y convertirlas en procesos es la base para ejecutar eficazmente, la última actividad hoy será realizar una tarea para tu negocio en la próxima semana.

Para ello:

1. Revisa los 4 procesos que creaste. Observa las tareas iniciales de cada uno (aquellas que deben realizarse primero) y elige una.
2. Cuando te organices este fin de semana asigna un momento para realizar esa tarea (y cumple con él). Responde a las preguntas clave para asegurarte que la tarea está bien pensada: ¿Qué vas a hacer? ¿Cómo? ¿A dónde? ¿Con quién? Recuerda también por qué estas haciendo esa tarea y con qué resultado se conecta.
3. ((((Nota adicional 1: Una tarea correctamente definida no debería tomarte más de 2 horas. Si las tareas iniciales que elegiste no pueden ser realizadas en esa cantidad de tiempo deconstruyelas hasta llegar a actividades de esa magnitud. En caso de duda es mejor prever tiempo de más, ya que siempre surgen imprevistos y retos))).
4. ((((Nota adicional 2: La próxima semana tendrás nuevas actividades del Programa para hacer, así que para mantenerte enfocado no intentes poner un espacio para demasiadas tareas. Un paso seguro vale más que avanzar mucho sin el rumbo claro. Experimenta con una tarea para evaluar si la manera en que la pensaste, prepararste y conectaste con otras fue la correcta. Aprende con paciencia))).

 ¡Voilá! ¡Diste el primer paso para ejecutar eficazmente!

Ahora festeja y disfruta de un día de descanso, ¡nos vemos en la Semana 2 del Módulo!