Llevas un tiempo dándole vueltas a una idea. Tal vez es que deberías aprender a tocar la guitarra. Puede ser que sea que quieras iniciar un negocio basado en esa idea genial que tuviste.

Te lanzas, pones tu mejor cara y esfuerzo. Le dedicas horas: contratas a un profesor de guitarra y asistes puntualmente a las clases; contratas un Programa online para emprender y avanzas paso a paso del Módulo 1 al 12. Eres diligente a pesar de que no tienes tanto tiempo y aunque otros aspectos de tu vida exigen tu atención.

Y, a pesar de todo, los resultados no son los que esperas.

Pensaste que la primer canción iba a sonar genial, ¿no? O que los clientes iban a entrar a raudales, saturando tu casilla de correo…

Pero ahora te encuentras mirando tus resultados y te preguntas, ¿qué demonios pasó con mi proyecto? ¡¿Cómo puede ser que tanto esfuerzo traiga tan pocos resultados?!

Entonces llega el momento clave. En él, algunas personas piensan “¡No estoy hecho para esto!”, mientras que otras piensan: “¿Qué puedo hacer mejor?”.

Las primeras se sentirán mal, abandonarán y jamás irán lejos. En psicología se diría que tienen un “Fixed Mindset”, o sea la idea de que uno tiene habilidades y talentos o no, y que llegado un punto en la vida esas habilidades se estancan y no pueden desarrollarse. Las cosas no salen o no, y listo. Buscamos el éxito y nada más.

Las segundas sentirán que detrás de esos resultados hay mensaje que, si logran descifrar, les abrirá las puertas a nuevas oportunidades. Esta actitud es conocida como “Growth Mindset”, y es la idea de que lo realmente importante es el aprendizaje y esfuerzo.

Podemos ser tan buenos como queramos en la medida en que estemos dispuestos a poner el esfuerzo necesario. Buscamos los desafíos y aprendizajes.

Estos dos grupos fueron identificados por Carol Dweck, y al estudiar su desempeño los resultados fueron clarísimos: el segundo grupo alcanzaba niveles mucho más altos de resultados. Aquí hay una charla sobre el tema:

Durante la semana creaste y empezaste a recolectar información sobre cómo tus tareas producían resultados, cuáles eran y la forma en que los mismos pueden medirse. Hoy vamos a enfocarnos en cuál es la mejor manera de aprovechar la información que reuniste, y lo que abarcaremos puede resumirse en tres puntos fundamentales:

1. Analizar la información con tranquilidad y detalle.
2. Mejorar de forma constante: mantener lo que funciona y experimentar cambios para lo que no

Veamos cada uno de estos puntos.

Lo primero que debemos hacer es tener momentos para analizar la información que recolectamos.

De nada nos sirve medir cada parte de nuestro negocio si luego los datos quedan almacenados y sin uso. El poder de saber QDPP está en convertir la información en lecciones y hacer algo con ellas.

Revisar la información recolectada debe convertirse en un hábito y ser parte de nuestra forma normal de actuar. Tanto las estadísticas que reunamos como los comentarios que anotemos son fuentes externas de información.

Nos permiten iluminar situaciones y verlas con mayor claridad/objetividad. Salimos de nuestra burbuja o percepción y nos abrimos a lo que sucede en el mundo, y así recordamos que el objetivo de nuestro emprendimiento es aportar valor a otros.

La mejor manera de convertir esto en hábito asignarle un lugar semanal a la revisión de como vamos. Si quieres, puedes pensar un momento exclusivamente para esto y aplicar la secuencia disparador-conducta-recompensa para convertirlo en hábito. Si no, puedes integrar esto a otro hábito que ya tengas. Una forma simple, por ejemplo, es revisar tus QDPP cada vez que organizas semanalmente y piensas las acciones en tu negocio.

¿Qué implica analizar la información? ¿Cuál es la conducta detrás de este hábito?

Con respecto a la QDPP #1: Anclar números a Eventos

Al revisar los números no debemos conformarnos con pensar si fueron bien, promedio o mal. Debemos ir un paso más allá y encontrar cuál es el sentido o significado de los números. Para eso, usa estas preguntas como Guía:

• Si hubo un aumento o descenso, ¿estuvo relacionado a algún cambio en tu forma de hacer las cosas?
• Si no, ¿estuvo relacionado a algún evento externo?
• Si no logras ver con claridad por qué sucedió, haz un brainstorming y pide ayuda a otras personas. Intenta al menos llegar a una lista de posibles causas para los cambios, de forma de luego poder evaluar o experimentar para confirmar cuál es la que influyó.
• Si los números se mantuvieron estables, ¿hubo algo que hayas hecho distinto y que no afectó ni a favor ni en contra?
• ¿Ocurrieron eventos relevantes a nivel de contexto (época del año, situación económica, etc.) que no afectaron tu negocio a pesar de su relevancia?

Con respecto a la QDPP #2: Anclar respuestas a personas y ver tendencias

Al igual que con los números, no podemos simplemente tomar las respuestas o reacciones sin antes ordenarlas y conectarlas con otros factores.  Los comentarios (sea en persona, por correo, en forma de review, etc.) provienen de personas, y las personas tienen características que pueden ayudarnos a entender esos comentarios.

Por eso, al analizar los factores no-numéricos de QDPP estas preguntas pueden ser útiles:

• ¿Qué comentarios provienen de clientes de tu emprendimiento y qué comentarios provienen de personas ajenas a él?
• ¿Cuáles comentarios provienen de personas que encajan con tu idea de cliente ideal?
• ¿Hay algún patrón que puedas ver entre los comentarios, reacciones y feedback? Un patrón significa evaluar si hay personas con características similares realizando análisis similares de tu producto. Tal vez todas las mujeres lo perciben de una manera, o todas las personas que trabajan en relación de dependencia, o un grupo de edades.
• ¿Cuáles de esos comentarios fueron espontáneos? ¿Cuántos los generaste vos?
• ¿Cuántas de las personas con las que hablaste te dieron ideas pensando en que les gustaría adquirir tu producto y cuántas pensando simplemente en opinar?

Recuerda: no todas las opiniones son igual de importantes. Presta atención a quienes consumen tu producto por sobre a quienes simplemente opinan o dicen que les gustaría algún día hacerlo. Si aún no tienes ventas, presta atención a los comentarios de las personas que se interesen y actúen contigo realmente por sobre a los comentarios generales que se hagan sobre tus temas.

Elaborar hipótesis y pensar acciones (los dos próximos apartados)

Habiendo anclado los números a eventos y las respuestas a personas, seguramente empiezas a tener algunas ideas de por qué sucedieron los cambios o qué hay detrás de los comentarios que escuchaste. Esas ideas son hipótesis, y en el próximo apartado veremos cómo aprovecharlas y ponerlas a prueba para ver si son correctas.

La semana pasada elaboraste tus Proyectos y dejaste aquellos que se conectan con Procesos centrales. Para que tengas tus propios indicadores de QDPP debes seguir los siguientes pasos:

1. Vuelve sobre tu lista de procesos y divide los que te hayan quedado en 4 grupos. La actividad de hoy es leer este texto completo, y lo que sigue es dedicar a cada grupo de procesos un día durante la próxima semana. Así como la semana pasada pensaste áreas de tu Modelo de Negocio, esta semana pensarás tus Procesos.
2. Cuando te sientes cada día, toma un grupo de Procesos y cópialos en una planilla, dentro de una columna. Anota al lado de cada uno (en la columna siguiente) qué resultados esperas de él, y en una tercer columna piensa de qué manera y con qué frecuencia medirás ese resultado. Elige una frecuencia que sirva para todos tus resultados (nosotros medimos cada semana) y crea en la primer fila de las columnas que continúan celdas con la fecha en que medirás esos resultados. Al final del primer día debería quedarte algo similar a esto:

3. Al día siguiente repite el proceso, pero en lugar de hacer una planilla nueva agrega los procesos a la misma que ya creaste. Al final de la semana esa será tu planilla de QDPP en cuánto a lo numérico.

Un par de ideas para aprovechar mejor la planilla

Arriba hablamos de los “peligros” de dejarnos llevar por métricas numéricas externas. Ahora que estamos empezando por nuestros proyectos y viendo cómo medirlos es un buen momento para analizar 3 ideas claves para este tema:

1. No será perfecto, y está bien.

Así como irás mejorando en cada uno de tus procesos y proyectos, irás mejorando en tu capacidad de medirlos. Mantén presente esta frase de Carl G. Thor: “cuando lidiamos con datos numéricos, aproximadamente correcto es mejor que precisamente equivocado”.

2. Las mediciones sólo tienen sentido cuando se sostienen en el tiempo

No te desesperes por los resultados de tus mediciones en los primeros días o semanas. Cuando empezamos a medir nos resulta muy difícil encontrar tendencias o patrones. Después de todo, no podrás saber el primer día si el resultado fue extraordinario u ordinario, porque no tienes contra qué compararlo. Empieza a recolectar información sabiendo que no te será útil hasta mucho más adelante en el camino.

3. Las mediciones funcionan cuando se conectan con eventos y cambios.

Ver que un día vendimos más y otro menos no será muy útil si no sabemos por qué. Crea una fila al final de tu planilla para anotar “eventos poco comunes” o “cambios/experimentos”, y anota la información en la fecha que corresponda. Así podrás conectar las variaciones con eventos o cambios, así podrás repetir lo que funciona.

4. No se puede medir una sola vez

Este punto se conecta con los 2 anteriores, y hay una frase de George Bernard Shaw que podemos tomar de referencia: “el único hombre que se comporta de forma sensata es mi sastre; toma mis medidas cada vez que me ve. El resto sigue con mis viejas medidas y espera que sigan siendo las mismas”. Nuestro negocio va a ir cambiando y es importante que cada vez que tomemos decisiones veamos las nuevas medidas.

5. Cada tanto está bien preguntarnos si estamos midiendo lo correcto

Si obtenemos lo que medimos, y medimos las cosas equivocadas, ¡entonces obtendremos los resultados equivocados! Esta idea es importante, y debemos mantenerla presente. Si después de un tiempo vemos que los ajustes hechos en base a una medida no están acercándonos a lo que realmente buscamos, es momento de preguntarnos si la medida es la correcta.

Por ejemplo, podríamos medir cuánta gente entra a nuestra oficina de bienes inmuebles y ver que cuando regalamos comida entra más. Entonces empezamos a regalar comida para que siga aumentando. Eso, sin embargo, no tiene la consecuencia que esperamos de tener más clientes en la inmobiliaria.

Entonces podemos darnos cuenta de que estábamos midiendo cuántas personas entran y no cuántos interesados entran. Cambiando lo que medimos también cambiaremos nuestro comportamiento y dejaremos de regalar comidas. En cambio, mejoraremos la cartelera para poner opciones de casas en alquiler, por ejemplo.

Si no hay un parámetro claro sobre tu métrica corregida, no temas inventarlo. Galileo dijo “Mide lo medible y haz medible lo que no lo es”. No importa si no hay un concepto oficial sobre qué significa “interesados”, porque puedes crear uno propio, y establecer que un “interesado” es alguien que entra y hace por lo menos 1 pregunta sobre inmuebles.

¿Cómo convertimos esas hipótesis en certezas?

En primer lugar, las ponemos por escrito siguiendo esta formula:

Creo que pasó (resultado) porque (causa).

Si el resultado es positivo, pasamos a poner en nuestro plan hacer más de la causa.

Si el resultado es negativo, pasamos a poner en nuestro plan eliminar esa tarea, o probar una alternativa.

Hasta aquí todo parece muy sencillo, ¿verdad?

Pero entonces surgen preguntas más profundas e importantes: ¿qué pasa si nuestra hipotesis estaba errada y debemos volver atrás? ¿Qué pasa si las alternativas tampoco funcionan? ¿Cómo hacemos para perseverar? ¿Y si luego de evaluar nuestros QDPP sentimos que hay muchísimo que cambiar y nos abruma?

Todos estos problemas pueden hacer que la situación se sienta pesada y difícil de sobre llevar. Por eso es importante que más allá de formular las oraciones o pensar acciones desarrollemos una mentalidad Kaizen de mejora constante.

El Kaizen es una forma de ver los problemas empresariales que surge en los Estados Unidos de la mano del Dr. W. Edwards Deming tras las crisis del 30 y significa, básicamente, mejora continua. Como el nombre indica, se popularizó por su aplicación en Japón tras la Guerra, cuando las tropas del General MacArthur colaboraban a la reconstrucción del país. Personalmente descubrí el tema a través del libro de Robert Maurer, “El Camino del Kaizen”, y dos frases en ese libro resumen la filosofía a la perfección:

• “Busquen los cientos de pequeñas cosas que pueden mejorar. No traten de planear un departamento completo o una mega instalación de equipamiento nuevo. No hay tiempo para esas tareas mayores. Busquen mejoras en trabajos que ya existan y con equipo que ya tengan” (Manual de Training Within Industries, traducido por mí).
• “Cuando mejoras un poco cada día, eventualmente cosas grandes suceden. Cuando mejoras tu condición cada día, eventualmente mejoras muchísimo tu situación. No mañana, no pasado mañana, pero eventualmente ganaste muchísimo. No busques el gran y rápido cambio. Persigue el pequeño cambia un día a la vez. Es de la única manera que pasa y, cuando pasa, perdura” (Cita de John Wooden, traducida por mí).

Hay que entender en qué contexto surgen estas ideas. En Japón la base industrial estaba destruida por la Guerra, así que no había otro camino. No podían apuntar a invertir millones en levantar nuevas fábricas con equipamiento nuevo y lleno de profesionales extremadamente formados.

En los pequeños emprendimientos pasa algo muy parecido: No tenemos millones de dolares como para simplemente empezar un negocio con Oficinas en el Centro de la ciudad y 150 empleados de primer nivel. Ninguno tiene todo el día libre. Aceptar esta situación nos ayuda a dejar de soñar con mega-soluciones. Somos como japoneses post-guerra, pero de la vida cotidiana, y por eso nos sirve el enfoque Kaizen.

Dejemos de tratar de poner una fábrica nueva, y mejoremos de a poco. Soñemos menos con vueltas de 180° y confiemos en hacer 180 de 1°.

El Kaizen tiene una característica final que lo hace súper-útil: no hay medida de cuán chicos tienen que ser los pasos. Eso lo decides tu, así que puedes diseñar el proceso de forma tal que no se sienta pesado, te tome demasiado tiempo o te asuste.

Cuando cada semana revises tus QDPP y pienses cosas que podrías cambiar no intentes hacer todas al mismo tiempo. Define un área que te gustaría mejorar y revisa las hipótesis que tienes. Reflexiona ejercitando tu auto-consciencia y atención. Partiendo de esas respuestas, piensa de forma creativa: ¿cómo puedo hacer que funcione mejor, aunque sea un poco? ¿Hay recursos parados a mi alrededor que puedo aprovechar? Como ejercicio divertido, empieza primero pensando todas las mejoras que puedas hacer sin dinero (que son muchísimas, te lo aseguro).

No te conformes. El conformismo es la muerte para la mejora continua.

Conformarse es asumir que las cosas sólo pueden hacerse o ser de un modo. Eso no es cierto, ni acá ni en la China :), ¡usa tu creatividad!

Cada vez que pienses una solución, anota todas las ideas que se vengan. Si son distintas, elige una para implementar. Si pruebas un camino y no funciona, vuelve hacia atrás y prueba otro con paciencia. Los procesos toman tiempo, y hay que saber disfrutarlos. Si un día estás cansado, o sin fuerzas, recuerda que estas llevando adelante un cambio, y que eso nunca pasa desapercibido.

Si te sientes cansado, puedes utilizar alguna de estas frases para recordar la filosofía Kaizen:

• Una escalera mecánica jamás puede romperse: a lo sumo se convierte en simples escaleras. Nunca debería haber un cartel que diga “Escalera Mecánica fuera de Servicio”, sino simplemente un cartel que diga “Escalera Mecánica temporalmente funcionando como escaleras. Disculpe la molestia” - Mitch Hedberg

• “Si lo eliges, cada error puede llevarte a un mayor entendimiento y efectividad. Si lo eliges, cada frustración puede ayudarte a ser más paciente y persistente” - Ralph Marston.

• “La diferencia entre las personas promedio y quienes tienen grandes resultados es cómo perciben y cómo responden a los fracasos” - John C. Maxwell.

• “Intenta cosas, comete errores. Así es como creces. El dolor alimenta tu coraje. Debes fallara para poder practicar ser valiente” - Mary Tyler Moore.

Creamos este Programa porque sabemos que la tarea más importante que podemos afrontar no es crear un negocio, sino volvernos el tipo de persona que puede crear negocios, entendiendo cómo funcionan y la esencia de aportar valor de manera consistente.

Analizar si lo que hacemos contribuye o no a nuestros objetivos y aprender en base a ello es una de las habilidades fundamentales que tenemos que desarrollar en ese camino.

Fija un espacio semanal para re-ver tu plan, tus mediciones y notas de QDPP y desarrolla el hábito de mejorar constantemente y de a poco, testeando hipótesis y descubriendo tus fortalezas.

Recuerda que tu objetivo no es lograr todo en una semana, sino crear un negocio y ganar independencia financiera. Espera lo inesperado y mantente atento a cómo evoluciona tu proyecto, al feedback que llegue de tu entorno y a qué cambios puedes hacer en tu modelo para minimizar los riesgos o amplificar los resultados.

Sé flexible, constante y mantente enfocado. Para eso son las herramientas de esta semana.

En la Semana 3 pasaremos a ver dos herramientas que te permitirán multiplicar los resultados: delegar y automatizar.

Hasta eso, ¡festeja! ¡dejar de ver errores y empezar a ver oportunidades se merece una celebración!