¡Bienvenido al fin de semana final del Módulo 12!

Para hoy tendrás 2 textos para leer:

• Este (”Finanzas emprendedoras 1-02: Integrando a la Organización Semanal”), en el que cerraremos el trabajo con la parte financiera de Ejecutar Eficazmente, viendo cómo convertir el trabajo de la semana en hábitos financieros.
• Un texto de cierre de Módulo (”Cómo seguir desde aquí”), con algunas ideas finales sobre el hábito de “Ejecutar Eficazmente” y cómo trasladarlo de forma permanente a tu día a día como emprendedor.

Adelante, por favor 🙂

Hace un tiempo estábamos en un viaje para dar una capacitación.

Viajábamos con funcionarios del Gobierno de Salta a Cafayate, y la conversación giraba alrededor del emprendedorismo en la región, los problemas comunes que habíamos descubierto y la manera en que los enfoques se complementaban.

Era una conversación divertida, interesante y dinámica, así que me sentí confiado para hacer una pregunta que venía guardando hace un tiempo. Para que puedan entenderla, necesito volver un poco más atrás en el tiempo.

Varias veces a lo largo de los años entre que me enteré qué es emprender y logré hacerlo participé en Planes de Negocios y concursos para emprendedores.

Casi todos ellos eran organizados por el Gobierno o algún Banco, y una parte de la elaboración del plan era financiera. Siempre terminaba prestando mucha atención a esa parte del plan, quizás porque me parecía lo más importante y no la entendía del todo. Con una mentalidad poco emprendedora, sentía que era “el examen” final.

Uno asocia emprender con dinero, y dinero con análisis financieros, ¿no? Dentro del análisis financiero que esos planes requieren hay una de costos y otra de ingresos. Ambas se proyectan a futuro.

Los Costos son relativamente fáciles de completar (algunas llamadas y googlear precios). En los Ingresos es donde las cosas se complican: ¿cómo sé cuánto voy a vender? ¿o a qué precio?

La respuesta es validar, como descubrí después. Al hacerlo tenemos una idea potencial de si existe interés o no, por qué productos y a qué precio.

Pero incluso con esta respuesta hay toda una parte del Plan que aún no respondemos: ¿cómo hacer las proyecciones a futuro cuando la economía no parece estable? ¿cómo sé si la demanda se va a mantener? ¿cómo puedo descifrar qué curso van a seguir los eventos en mi empresa y a su alrededor en uno, dos o cinco años?

Esas preguntas siempre me paralizaron, y la única solución que encontré fue inventar (o “dibujar”) los números. Con mis compañeros de equipo terminábamos por, sencillamente, mentir. Nuestras “proyecciones financieras” no estaban basadas en ninguna investigación, sino simplemente en la esperanza y en las ganas de convencer a los jurados…

Mentir, e inventar. Dibujar. De más está decir que ninguno de esos proyectos funcionó.

Por eso podrán entender la alegría que tenía al estar en un viaje con las personas que deciden, día a día, sobre Proyectos de Negocios con proyecciones financieras. Cuando la pregunta salió, yo estaba nervioso:

- “¿Cuál es la forma correcta de hacer las proyecciones financieras y de ventas de un negocio? ¿Existe?”

- “No. O sea, sí, pero necesitas hacer estudios de mercado gigantes y carísimos para tener algún grado de certeza”.

- Me quedé helado - “¿O sea que para un emprendedor normal y corriente no tiene sentido? ¿Por qué hacerlo entonces?”

- “No. Para nosotros también es un requisito, así que intentamos ayudar a los emprendedores a que los números cierren así pueden pasar a lo que importa”.

Las grande corporaciones tienen sistemas financieros complejos. Si fueras a una tienda de libros técnicos de negocios te encontrarías con hojas y hojas de planillas con números, proyecciones y posibilidades.

El problema es que ninguna de esas planillas sirve para ganar dinero en sí, o para atraer nuevos clientes. No son herramientas para emprendedores, sino para corporaciones.

Las planillas están diseñadas para tomar decisiones entre alternativas posibles (para lo cual debes tener una idea clara de cómo llevarlas a cabo), o te permiten hacer un mejor uso de tu dinero conforme el volumen de ingresos y egresos de tu empresa aumenta. Al igual que el asesoramiento legal, contable o de ingeniería puede ser útil para que una empresa crezca, pero muy poco para que una empresa nazca (¡y para eso estamos aquí!).

De ningún modo los análisis financieros que hicimos esta semana son todo lo que Coca Cola necesita para manejar su dinero, o las mismas planillas que un Banco utilizará para presentar sus informes.

Estas son las planillas que tu necesitas en esta instancia, para pasar de empleado a emprendedor y para ordenar tus finanzas personales. A medida que tú y tu negocio se desarrollen podrás ir incorporando herramientas más complejas, pero no son necesarias en este momento.

En este momento lo que nos importa es ejecutar eficazmente y volvernos emprendedores. Generar dinero de manera independiente, y poner nuestros esfuerzos en tareas que nos lleven a la independencia financiera. Nada más.

Y para eso no tenemos que complicarnos con las finanzas, sino pasar a lo que importa. Pensando a un año como máximo ya podemos tener una idea clara de si nuestro modelo es viable.

Las Ventajas del Sistema que trabajamos esta Semana pueden resumirse en:

Tener un Plan. Mientras completabas los ejercicios de la semana tuviste que aclarar qué es exactamente lo que quieres y cómo piensas conseguirlo. Tuviste que ser detallado respecto de las actividades y recursos que necesitabas para hacerlo.

Todos estos pasos ayudan a que nos representemos mentalmente hacia donde estamos yendo y cuál es nuestro trabajo como emprendedores. En el camino desarrollamos nuestra atención hacia todos los factores involucrados. Aunque luego haya que ajustarlo, un Plan evita que vayamos para donde sopla el viento.

Ver los problemas antes de que sucedan. La vida nos sorprende, y cuando emprendemos no es distinto.  Pero la incertidumbre se reduce drásticamente cuando eliminamos aquellos problemas que están dentro de nuestra área de influencia, sobre los que tenemos control casi absoluto.

Los ejercicios de esta semana te ayudaron a asegurarte de que estás planeando para el éxito, y no para salir empatado o perdiendo. Los mayores problemas no están en los imprevistos cotidianos, sino en cosas que podemos controlar pero cuyas consecuencias a largo plazo no analizamos.

Los parámetros generales te ahorran decisiones cotidianas. De nuevo, el poder de los hábitos está en que dejes de depender de tu disciplina, fuerza de voluntad o criterio en cada instante.

Al fijar parámetros dentro de los cuales mover tus gastos evitas estar pensando a diario si deberías gastar en algo o no. Te alejaste, miraste la imagen completa y trazaste un camino.

Es más fácil caminar por el sendero marcado que ir descifrando para dónde queda el destino.

Comprendiendo los conceptos claves, puedes abocarte a lo que importa: aportar valor. Los negocios en que hice proyecciones financieras no funcionaron porque estaba demasiado ocupado en eso y no en qué necesitaban otros, en cómo construir productos que fueran útiles  y en cómo comunicarlo a la Comunidad que tenía el problema.

Los conceptos claves son: ingresos y costos, ajusta si los primeros no superan a los segundos y verifica que el flujo de caja jamás quede en negativo. Separa lo personal del negocio y procura re-invertir en ambos.

Listo. Ahora a crear, vender y crecer.

El hecho de que tus análisis sean simples y orientados a la acción no implica que sean inmutables, ¡de hecho están hechos a un año!

Tus conocimientos como emprendedor irán cambiando con el tiempo. Seguramente tus ventas no serán las que esperabas (venderás productos que no tenías pensados, y otros deberán quedar a un lado).

Habrá cambios en los gastos, y descubrirás que hay un rubro que no habías contemplado.

¿Cómo hacemos para mantener esto en consideración mientras avanzamos sin que se vuelva complejo?

Necesitamos convertir lo que hicimos durante la semana en un hábito y mantenerlo en el tiempo. El mejor modo de hacerlo es anclarlo a hábitos que ya tenemos.

Mi sugerencia puntuales es que lo conviertas en parte de tu Organización Semanal, siguiendo estos pasos:

- Revisa tu ritual semanal, y piensa en qué momentos sería mejor verlo. Antes de terminar me parece óptimo, para que no alteres lo que vienes haciendo hasta ahora. Puedes sumar unos 20 minutos extra para esto, y tomarte un recreo en el medio.

- Cuando llegue el momento, tu trabajo no es planear la semana financiera, sino simplemente chequear que lo que pensaste estos días se mantenga (y hacer los ajustes necesarios). Revisa tus listas y pregúntate si durante la semana anterior hubo algún ingreso que no esté previsto allí, o si gastaste por fuera de los lineamientos que habías pensado: ¿el monto pensado para cada rubro es suficiente? ¿alguno está trayendo problemas?

- Si tus gastos e ingresos se mantuvieron dentro de los parámetros que pensaste, ¡genial! No hay nada que hacer. Auto-felicitaciones, baile para celebrar y continúa con tu día.

- Si hubo algo fuera de tus parámetros, es hora de analizar qué fue: ¿fue un imprevisto? ¿o un ítem ordinario que se te había olvidado? ¿de qué magnitud? ¿es probable que vuelva a repetirse?

- Finalmente, analiza cuál va a ser el lugar de ese rubro a futuro: ¿debes contemplarlo en tus planillas? ¿O simplemente alcanza con cubrirlo con el fondo de emergencias e imprevistos? ¿el fondo de emergencias es suficiente o deberías asignar más recursos a él?

- Anota tus ajustes y cambios en la planilla. Luego vuelve a vivir tu semana respetando los parámetros en ella, y aguarda hasta la semana siguiente para repetir el ejercicio.

¡Y no olvides hacer este ejercicio tanto con tus finanzas personales como con las del negocio!

Convertir tus finanzas ordenadas en un hábito es así de simple. 20 minutos extra en tu organización semanal 🙂

Hay un uso extra que puedes darle a tu seguimiento de finanzas personales, para además te sirva como motivación para simplificar y para trabajar.

Esta es una idea que surgió de Fede, un miembro de la Comunidad, y me pareció interesante compartirla. Se trata de hacerte un gráfico con 2 variables: en una, contemplas cuántos ingresos te produce tu emprendimiento. En la otra, contemplas tus gastos personales.

La independencia financiera es generar más ingresos de forma independiente que los que necesitas para cubrir tus gastos. Cuando eso sucede ya no dependes de un sueldo ni de ahorros para subsistir. Tu emprendimiento se ha convertido en algo de lo que puedes vivir.

El gráfico se vería similar a este:

La línea gris muestra tus gastos, y la línea naranja los ingresos del emprendimiento.

Como puedes ver, la manera más rápida de ser independiente es aprender a simplificar y reducir tus gastos mientas aumentas los ingresos del emprendimiento.

Completar este gráfico cada mes es una muy buena manera de mantenerte enfocado y motivado 🙂

Delegar no es, tampoco, algo que se hace en un instante. Es un proceso por el cual las dos partes se llegan a conocer, comprender realmente y a desatar el potencial de la relación.
Esto requiere:

• Dar apoyo y estar presente para responder preguntas. Si lo que se necesita es desarrollar habilidades, puede generarse un proceso de acompañamiento.
• Recordar que, así como la persona nos ayuda mediante la tarea, es nuestro rol como coordinadores estar al servicio de los otros, generar las condiciones y herramientas que necesiten los integrantes del grupo para poder crecer y realizar su labor.
• Revisar que la persona tenga los recursos acordados a lo largo del camino. Chequear que los recursos que se otorgaron estén, que la persona cuenta con la información clave prometida.
• Marcar, cuando sea estrictamente necesario, aspectos que deben mejorarse, pero preguntando siempre primero lo que la otra persona tiene en mente (tal vez no es un descuido, sino una forma distinta de hacer las cosas).
• Confiar siempre en el otro y su potencial y, en cuanto se ve algo, conversarlo.
• Si hay un problema no dar la respuesta, sino ayudar a la persona a encontrarla. Establecer claramente cuándo uno quiere que lo involucren para tomar una decisión y, una vez iniciado, sólo intervenir para aconsejar y orientar cuando se lo requieran.
• Para hacer el seguimiento, buscá un formato adecuado. Puede ser a través de reuniones, la presentación de informes de progreso, software de gestión (como Project Libre) o plataformas de colaboración online. En Superhábitos usamos Asana, y nos da muy buenos resultados.

A medida que avanzamos por el mes fuimos incorporando herramientas nuevas, y fuimos también anclando cada nuevo hábito a prácticas que incorporaste antes. Por eso seguir desde aquí para ti es sencillo.

Sólo debes incorporar a tu Rutina Semanal de Organización el volver sobre tus Procesos y Planes Financieros, viendo cómo te fue la semana anterior (aquí las QDPP van a ser útiles), y planeando cómo continuar la semana siguiente.

En este Módulo tienes todo un Kit de herramientas al que puedes volver cada vez que alguno de los disparadores que vimos aparezca.

Si de repente sientes no tener claro hacia dónde avanzar o si estás logrando resultados, boom: semanas 1 y 2 del Módulo 12.

¿Te sientes agobiado por la cantidad de tareas a realizar y no corresponder recortar? ¡Zas! Automatizar y delegar.

¿Hay dudas sobre la rentabilidad? ¿No estás seguro de si podrás aguantar con el flujo de caja hasta que el negocio funcione? ¡Bam! Finanzas Emprendededoras 1-01 y 1-02 🙂

Terminado este Módulo, puedes estar en dos situaciones:

1. ¿Ya pasaste por los otros 11 Módulos? ¡Pues entonces felicidades! ¡Ha nacido un nuevo emprendedor! 🙂

Lo más importante de este Programa no es el conocimiento que puedas adquirir, sino las acciones que hayas llevado a cabo. Cada hábito es un desafío constante y creciente, incluso para nosotros. Siempre quedan aspectos para mejorar y aumentar en constancia. Lo importante es que al volver la mirada atrás puedas sentirte orgulloso de cuánto hiciste, las metas que alcanzaste y cómo el trabajo cambió tu carácter.

Te convertiste en emprendedor, y eso es sólo una pequeña muestra de cuánto puede hacerse con un enfoque simple y de pasos diarios.

Es importante ahora continuar con pasos firmes avanzando. La promesa global del Programa es que estés listo para empezar un negocio, ¡y ya estamos aquí! Te garantizo de que manteniendo y ejercitando los 12 hábitos que cubrimos estás listo para empezar tu emprendimiento.

No dejes que los miedos o las preocupaciones te engañen: ya no necesitas aprender nada nuevo, ¡sólo aplicar lo que sabes!

Puedes ser que encuentres obstáculos, claro. Cuando eso suceda, recuerda:

1. Todo lo que hiciste en este Programa te pareció un desafío en algún momento. La manera en que lo superaste es la misma que debes usar para superar los desafíos que aparezcan: pasos cotidianos, desarmando los problemas y con tranquilidad.
2. Este Programa es una Caja de Herramientas Emprendedoras al que puedes volver cada vez que quieras. No hay ningún problema que no se pueda resolver con las herramientas aquí, pero eso no significa que tengas que saberlas de memoria. Simplemente mantén presente que puedes acceder, y hazlo cada vez que tengas un problema por resolver.
3. Especialmente tienes un recurso clave: La Comunidad. Puedes escribirnos a ayuda[arroba]programa.superhabitos.com, y contestaremos tus preguntas. También podemos ponerte en contacto con emprendedoras que puedan ayudarte a encontrar soluciones, si existe alguien dentro de la Comunidad que tenga los mismos objetivos que tú.

Y finalmente, no te preocupes demasiado si te atrasas o encuentras obstáculos al avanzar con tu emprendimiento. Simplemente procura no frenar. Aprende de las cosas que salgan mal y utiliza la brújula que creamos en los 2 primeros Módulos para recordar lo verdaderamente importante: no se trata de rapidez, sino de constancia y foco.

Ten paciencia y disfruta del proceso, ¡emprender es una aventura y tú eres el aventurero!

2. Has completado el Módulo, y es hora de continuar con un nuevo hábito.

Tal vez llegaste a este Módulo porque te interesaba especialmente, pero aún no has completado todo el Programa.

En ese caso, te sugiero que mantengas el hábito de Ejecutar Eficazmente y que elijas el próximo hábito que te gustaría desarrollar.

Puedes elegir ahora mismo uno y empezar.

¡Fue un gusto compartir este mes contigo! ¿Tienes alguna idea o sugerencia?

Hemos pasado juntos por el proceso de desarrollar el hábito de Ejecutar Eficazmente, y me encantaría conocer tus opiniones, ideas o sugerencias sobre este Módulo.

Puedes escribirme a matias[arroba]superhabitos.com en cualquier momento. Me encantan conversar con la Comunidad y recibir quejas sobre los errores que cometo 🙂

Este Módulo fue un gran desafío, porque había mucho que cubrir y quería mantener las pequeñas acciones cotidianas y el proceso es simple: ¿qué te pareció a ti? ¿cómo te resultó?

¡Espero tus comentarios!