¡Bienvenido a la Semana 2 del Módulo para Ejecutar Eficazmente!  Esta semana tendremos 3 actividades:

1. La primera es ejecutar la 1° tarea que fijamos durante el fin de semana anterior (¿pensaste que me había olvidado?) 🙂 ).

2.La segunda será entre el Lunes y Viernes, y es la detallada en este texto (”KPI o QDPP”). -

3. La tercera será el Fin de Semana, con el texto “Aprender, Mejorar y Caminar una milla extra”.

Como te podrías imaginar, el hábito de ejecutar eficazmente no se trata de hacer lo importante a la perfección desde el primer día. Sería genial, claro, ¿pero es algo a lo que podemos aspirar de forma realista?

Un enfoque mucho más sano y centrado de la ejecución eficaz es asegurarnos de realizar todas tareas conectadas a lo que es importante y que tengan sentido en si mismas (por eso el Módulo sobre 20/80 y por eso todas las actividades de la semana pasada), realizarlas y observar qué sucede.

Luego aprendemos de ese primer intento, y volvemos a hacerlas (esta vez mejor).

La pregunta que contestaremos esta semana es cómo hacemos para mejorar de forma constante y qué parámetros debemos seguir para hacerlo de una forma que mantenga a nuestro emprendimiento en crecimiento constante hacia su misión. La respuesta a esa pregunta se encuentra perfectamente resumida en estas dos frases:

• “La medición es el primer paso que lleva al control y, eventualmente, a la mejora. Si no puedes medir algo, no puedes entenderlo. Si no puedes entenderlo, no puedes controlarlo, no puedes mejorarlo” (H. James Harrington).
• “Lo que se mide se ejecuta, lo que se mide y analiza se ejecuta bien, lo que se recompensa se repite” (John E. Jones).

Como puedes observar, el tema de esta semana (el análisis de qué hicimos y cómo usarlo para mejorar) ha captado la atención de muchos autores, empresarios y libros. Casi todos ellos hablan de medición y métricas (o KPI), ¿pero a qué se refieren puntualmente? ¿sirven esas ideas para nosotros y nuestros proyectos de menor escala?

Nuestra respuesta aquí en Superhábitos es que claro que sirven, pero necesitamos adecuarlas. Debemos dejar de lado las KPI y empezar a utilizar el QDPP.

KPI es un concepto técnico de negocios, y se ha vuelto especialmente popular en  el mundo de las start-ups y negocios online. Las siglas significan Indicadores Claves de Desempeño (“Key Performance Indicators”).

Hay muchísimo material sobre KPI dando vueltas y en nuestro camino emprendedor más de una vez dejamos que las KPI nos mareen. Vemos lo que otros miden y queremos medir lo mismo. Pensamos que midiendo más cosas y de más formas tendremos mejores resultados.

Después de todo, hay emprendimientos que miden las cosas más variadas:

- cuántas personas leyeron el anuncio,

- cuántas respondieron a él,

- con qué frecuencia,

- en qué día,

- con qué ropa,

- cuántas personas visitaron un sitio,

- cuánto tiempo estuvieron,

- a qué hora se producen las compras,

- cuánta gente abrió el mail post-compra,

- cuántos colores tienen sus medias, etc, etc, etc.

Las KPI son uno de esos agujeros negros del camino emprendedor en que uno se puede perder estudiando, leyendo y nunca llevarlo a la acción de una forma. Creo firmemente que son peligrosos para un emprendedor que está empezando, porque:

- Muchas veces trabajamos demasiado generando sistemas para medir el comportamiento de clientes que aún no tenemos. El trabajo en esos sistemas nos hacen sentir ocupados pero la verdad es que no aporta valor a nadie. ¡y entonces no deberíamos estarlo haciendo!

- Como recién estamos iniciando un negocio aún no tenemos del todo claro qué deberíamos medir. Las métricas adecuadas varían de acuerdo a la industria, el tipo de negocio y el mercado que utilizamos. Como no sabemos qué medir pretendemos medir todo y luego dejamos que muchos números que no son representativos ni relevantes nos guíen a tomar decisiones.

Para empezar nuestro negocio el foco tiene que estar en aportar valor, y creo que para ello hay un concepto que supera a las KPI (y que nos hemos inventado nosotros).

Se trata del QDPP o, en lenguaje técnico: “Qué Demonios Pasó con mis Procesos”. Como podrás notar se trata de una herramienta científica en el que cada sigla tiene un significado particular:

- En primer lugar, con “Qué Demonios” estamos abierto a una cantidad de variables superior a lo que se puede medir. Qué demonios abarca, como veremos, aspectos que pueden medirse numéricamente y otros que no.

- En segundo lugar, “Pasó” implica que miramos al pasado. No vamos a pasarnos semanas preparándonos para medir algo que todavía no hemos. Al contrario, empezaremos a hacer y mediremos luego. Hay quien diría que esto no es óptimo, pero nuestra experiencia nos muestra que los emprendedores que lo hacen así tienen una mentalidad de pasar a la acción y aportar valor.

- Finalmente, “con mis Proyectos” da la pauta de que no estamos tratando de usar todas las métricas que existen o que utilizan otros, sino que estamos enfocándonos en cómo nos fue con los Proyectos que fijamos en la Semana 1 de Ejecutar Eficazmente. Esos proyectos partieron de un Modelo que se basa en nuestra Chispa, así que lo que estamos haciendo es básicamente definir primero cómo vamos a aportar valor, lo que esperamos que suceda y luego analizando lo que pasó. Definimos lo importante y luego cómo medirlo y no al revés (definir como importante lo que puede ser medido).

Tus QDPP se compondrán de 2 partes, que analizaremos ahora. La primera es aquello que se puede medir con números y la otra aquello que no se puede medir con números pero que son muestras claras de lo que está sucediendo.

Para los pequeños negocios (y especialmente para los basados en servicios o productos de información) ambas son importantes, así que le dedicaremos un pequeño apartado a cada una y cómo puedes implementarlas.

La semana pasada elaboraste tus Proyectos y dejaste aquellos que se conectan con Procesos centrales. Para que tengas tus propios indicadores de QDPP debes seguir los siguientes pasos:

1. Vuelve sobre tu lista de procesos y divide los que te hayan quedado en 4 grupos. La actividad de hoy es leer este texto completo, y lo que sigue es dedicar a cada grupo de procesos un día durante la próxima semana. Así como la semana pasada pensaste áreas de tu Modelo de Negocio, esta semana pensarás tus Procesos.
2. Cuando te sientes cada día, toma un grupo de Procesos y cópialos en una planilla, dentro de una columna. Anota al lado de cada uno (en la columna siguiente) qué resultados esperas de él, y en una tercer columna piensa de qué manera y con qué frecuencia medirás ese resultado. Elige una frecuencia que sirva para todos tus resultados (nosotros medimos cada semana) y crea en la primer fila de las columnas que continúan celdas con la fecha en que medirás esos resultados. Al final del primer día debería quedarte algo similar a esto:

3. Al día siguiente repite el proceso, pero en lugar de hacer una planilla nueva agrega los procesos a la misma que ya creaste. Al final de la semana esa será tu planilla de QDPP en cuánto a lo numérico.

Un par de ideas para aprovechar mejor la planilla

Arriba hablamos de los “peligros” de dejarnos llevar por métricas numéricas externas. Ahora que estamos empezando por nuestros proyectos y viendo cómo medirlos es un buen momento para analizar 3 ideas claves para este tema:

1. No será perfecto, y está bien.

Así como irás mejorando en cada uno de tus procesos y proyectos, irás mejorando en tu capacidad de medirlos. Mantén presente esta frase de Carl G. Thor: “cuando lidiamos con datos numéricos, aproximadamente correcto es mejor que precisamente equivocado”.

2. Las mediciones sólo tienen sentido cuando se sostienen en el tiempo

No te desesperes por los resultados de tus mediciones en los primeros días o semanas. Cuando empezamos a medir nos resulta muy difícil encontrar tendencias o patrones. Después de todo, no podrás saber el primer día si el resultado fue extraordinario u ordinario, porque no tienes contra qué compararlo. Empieza a recolectar información sabiendo que no te será útil hasta mucho más adelante en el camino.

3. Las mediciones funcionan cuando se conectan con eventos y cambios.

Ver que un día vendimos más y otro menos no será muy útil si no sabemos por qué. Crea una fila al final de tu planilla para anotar “eventos poco comunes” o “cambios/experimentos”, y anota la información en la fecha que corresponda. Así podrás conectar las variaciones con eventos o cambios, así podrás repetir lo que funciona.

4. No se puede medir una sola vez

Este punto se conecta con los 2 anteriores, y hay una frase de George Bernard Shaw que podemos tomar de referencia: “el único hombre que se comporta de forma sensata es mi sastre; toma mis medidas cada vez que me ve. El resto sigue con mis viejas medidas y espera que sigan siendo las mismas”. Nuestro negocio va a ir cambiando y es importante que cada vez que tomemos decisiones veamos las nuevas medidas.

5. Cada tanto está bien preguntarnos si estamos midiendo lo correcto

Si obtenemos lo que medimos, y medimos las cosas equivocadas, ¡entonces obtendremos los resultados equivocados! Esta idea es importante, y debemos mantenerla presente. Si después de un tiempo vemos que los ajustes hechos en base a una medida no están acercándonos a lo que realmente buscamos, es momento de preguntarnos si la medida es la correcta.

Por ejemplo, podríamos medir cuánta gente entra a nuestra oficina de bienes inmuebles y ver que cuando regalamos comida entra más. Entonces empezamos a regalar comida para que siga aumentando. Eso, sin embargo, no tiene la consecuencia que esperamos de tener más clientes en la inmobiliaria.

Entonces podemos darnos cuenta de que estábamos midiendo cuántas personas entran y no cuántos interesados entran. Cambiando lo que medimos también cambiaremos nuestro comportamiento y dejaremos de regalar comidas. En cambio, mejoraremos la cartelera para poner opciones de casas en alquiler, por ejemplo.

Si no hay un parámetro claro sobre tu métrica corregida, no temas inventarlo. Galileo dijo “Mide lo medible y haz medible lo que no lo es”. No importa si no hay un concepto oficial sobre qué significa “interesados”, porque puedes crear uno propio, y establecer que un “interesado” es alguien que entra y hace por lo menos 1 pregunta sobre inmuebles.

“No todo lo que puede ser contado cuenta, ni todo lo que cuenta puede ser medido”.

Vamos a repetir esta frase:

“No todo lo que puede ser contado cuenta, ni todo lo que cuenta puede ser medido”.

Esta frase fue dicha, se cree, por Albert Einstein. A nosotros nos interesa como emprendedores que están empezando porque el primer tiempo de nuestro negocio la información sobre cómo estamos trabajando no va a llegar en forma de números o estadísticas, sino en forma de pequeños indicios, comentarios y comportamientos.

Tal vez alguien nos diga que le gustó lo que hicimos, o tal vez notemos que las personas empiezan a hacernos preguntas sobre los temas relacionados a nuestro negocio: ¿qué hacemos con esto? ¿cómo lo aprovechamos?

En primer lugar, nos damos cuenta de su importancia. Hablamos antes de que muchas veces no sabemos qué medir y de que debemos estar atentos a estar midiendo lo correcto. Tomar nota de todos los comentarios, indicios y sucesos que no son medibles (o antes de que lo sean) es una buena manera de ir descubriendo qué es lo que importa y cómo piensan las personas que se relacionan con el negocio.

Sabiendo que es importante estar atentos a toda la información, lo segundo es empezar a registrarla. Lo que sugiero es tener un cuaderno o nota digital en la que vayas recolectando pensamientos, ideas o frases. Si alguien te envía un mensaje que te parece relevante, anótalo ahí. Si tienes una conversación interesante, también. Si observas algo y no sabes bien qué significa, anotalo ( “en los feriados las personas me llaman más”). Esta parte de tus QDPP es libre, así que anota toda la información que se te ocurra y que se relacione a analizar los resultados de las acciones que realizas para sacar tu emprendimiento adelante.

Aquí hay un tema de suma importancia: la atención al detalle. Cuando anotes observaciones, comentarios y detalles recuerda las preguntas tradicionales:

- ¿Qué? ¿Cómo? - Qué fue lo que te dijeron o notaste. Se detallado: ¿te dijeron que les interesaba o que les gustaba? ¿qué palabras usaron? ¿qué comportamiento llamó tu atención? ¿Cómo lo dijeron o hicieron? ¿Hubo alguna particularidad?

- ¿Cuándo? ¿Dónde? - Aquí analiza las circunstancias. Qué día u horario era, cuál era el contexto.

- ¿Por qué? - Analiza las motivaciones. Qué fin buscaban las personas al hacerlo, en qué creen, etc.

Junto a cada comentario que pongas en tu nota digital de QDPP no-numéricos trata de colocar los detalles que sean relevantes.

Finalmente, el último paso (como veremos en el próximo texto) será analizar la información.

¿Cómo empezar?

Entonces, para pasar a la acción con tus QDPP no-numéricas simplemente:

1. Habilita una libreta física o electrónica para anotar toda la información te permita ver los resultados de las acciones que realizas para sacar tu emprendimiento adelante.
2. Ejercita para la acción de esta semana el empezar a tomar las notas: ¿sucedió lo que esperabas? ¿Por qué sí? ¿Por qué no? ¿Qué te ayudó a verlo?

Resumiendo, entonces, tus actividades para los primeros días de esta semana son:

1. Realizar la tarea que dejamos planeada la semana pasada.
2. Hoy, habilita tu libreta para tomar las notas QDPP no-numéricas y separa tus procesos en cuatro grupos.
3. Los próximos 4 días analiza esos grupos y crea una planilla para tus QDPP numéricas.

¡Nos vemos en las actividades del fin de semana!