“Si no puedes describir lo que estás haciendo como un proceso, entonces no sabes lo que estás haciendo” - W. Edwards Deming.

Supongamos que tienes que cocinar un pastel que nunca has cocinado antes, y que tienes dos caminos posibles de acción:

1. El primero es pensar el pastel que quieres cocinar y directamente empezar a hacerlo. A medida que vayas haciéndolo vas descifrando qué ingredientes te faltan o cuál es el próximo paso.
2. El segundo camino es sumar un paso entre pensar el pastel y la acción. En ese paso analizas qué es necesario para hacer el pastel, qué instrumentos necesitarás, qué materia prima y los pasos que deberás seguir.

¿Qué camino elegirías para aumentar tus resultados? ¿Cuál piensas que te acercará con más probabilidad al pastel? ¿Y en qué caso lo harás más rápido o mejor? ¿Cuál de los dos caminos elegirías tu?

Seguramente es la opción #2. Nuestra experiencia cotidiana nos muestra que empezar a hacer algo sin ninguna preparación previa es una fórmula segura para perder tiempo. En el caso del pastel, por ejemplo, tendríamos que frenar muchas veces para ir a buscar algún ingrediente o instrumento que no tenemos.

Por eso todas las comidas para prepararse traen las recetas impresa en el envase, empezando por los ingredientes necesarios y luego detallando los pasos. Claro que al llevar los pasos a cabo aprenderemos detalles y podremos hacer mejoras personales, ¡pero no tiene sentido lanzarnos sin pensar un poco sobre lo que estamos a punto de hacer!

Nos enfrentamos a estos mismos caminos al pensar en llevar a cabo nuestro modelo canvas.

El negocio es nuestro pastel, y podemos simplemente lanzarnos y ver qué sucede o podemos frenar a pensar qué necesitamos y las distintas que debemos completar y el orden en que es mejor hacerlo.

Al completar tu Modelo pensaste las distintas áreas de tu empresa. Entre ellos pensaste qué valor aportarías, para quién y qué recursos debes obtener para lograr hacerlo. Cada uno de esos aspectos implica un conjunto de tareas.

Si tu idea es producir mesas, por ejemplo, un recurso clave es la madera que necesitas para hacerlo. Pero ese recurso clave implica varias tareas puntuales, ¿verdad? Debes crear una lista de la madera que necesitas, elegir a dónde la comprarás, ir a la tienda y encargar las piezas que necesitas, luego pagarlas y transportarlas hasta el lugar donde vayas a trabajarla. Seguramente detrás de cada uno de esos pasos hay otras pequeñas tareas.

Tal vez debes elegir si comprar la madera y lustrarla en tu local o comprarla lustrada. Tener esta lista de tareas hace que pasar a la acción sea fácil. Si te digo simplemente “haz una mesa” estamos de vuelta en el estadio de “hacer un pastel”.

Una de las causas más comunes de la procastinación es el sentirnos abrumados por tener que hacer demasiado y no saber por donde empezar. Convertir cada parte de tu modelo en tareas y ordenar esas tareas en pasos es una forma de evitar sentirte abrumado.

Ya no tienes que “hacer un pastel”, ¡alcanza con que simplemente llames a la tienda de maderas! Tu Modelo Canvas tiene 9 elementos. El primer día de la semana sólo analizaremos uno, para que puedas pasar por el ejercicio con tranquilidad e incorporar su lógica y lo que implica.

Los días siguientes analizaremos 2 elementos cada día.

1. Entre 15 y 30 minutos por día durante 5 días. Lo ideal es que sea entre Lunes y Viernes, pero si empiezas el módulo a mitad de semana puedes hacerlo en los días que quieras.
2. Que tengas a mano el Canvas de tu Modelo de Negocio (el que creamos en este texto del Módulo 9). Si realizaste ajustes en base a la Validación del Módulo 11 también es buena idea tener esas notas a mano.
3. Que separes una sección en un cuaderno (o una libreta de notas en Evernote u otro software) y la titules “Análisis de los Procesos de XXXX (nombre de tu emprendimiento)”. Anota allí el resultado de los próximos pasos.

Con estos ingredientes listos, lo que haremos es ir desarmando cada una de las áreas de tu Canvas en tareas concretas.

Para ello, sigue los siguientes pasos:

En primer lugar, poner el Canvas en baño maría hasta que se caramelice.

No, esperen.

Eso era para el pastel 🙂

Lo primero que debemos hacer esta semana es convertir nuestra “Propuesta de Valor” en tareas concretas. Esta parte del modelo de negocios es particularmente amplia, así que no te preocupes si la lista se alarga.

Probablemente podrás tomar parte de las tareas que surjan aquí y luego trasladarlas a las listas que generaremos en los próximos días.

Un pequeño consejo: lo mejor es que estas tareas sean pasos accionables. Eso implica que deberían ser actividades que puedes realizar, como mucho, en una mañana (y mejor si es menos). Al ser tareas lo ideal es que empiecen con un verbo y que estén formuladas de una forma clara y simple de seguir.

Para transformar tu Propuesta de Valor en tareas, contesta las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el resultado concreto que espero obtener aquí?
2. ¿Qué tareas son necesarias para alcanzar ese resultado?
3. ¿Qué subtareas implican las tareas que hiciste en la lista?
4. ¿Qué instrumentos o recursos necesito?
5. ¿Qué tareas son necesarias para obtener esos instrumentos o recursos?
6. ¿Qué conocimientos debería adquirir para realizar estas tareas? ¿Conozco alguna fuente para obtenerlos? ¿Cómo mantendrás la información que esto implica disponible y ordenada, para que sea útil?

Realiza una lluvia de ideas a partir de estas preguntas durante 20 minutos. Anota todo cuanto se te venga a la mente en tu cuaderno o nota digital y luego descansa por 5 minutos.

Luego dedica los 5 minutos finales a colocar números colocar números junto a las ideas para ordenarlas de acuerdo a cuáles deberían realizarse primero. Coloca un “1” junto a la que debería ser el inicio, “2” a la segunda y así sucesivamente.

Repite el ejercicio del primer día, ahora para tus Actividades y Recursos Clave. Aprovecha todas tus reflexiones del día anterior, ya que las actividades y recursos surgirán de las preguntas que contestaste en ese momento (especialmente la 2, 4 y 6).

Profundiza con las siguientes preguntas:

Para Actividades:

1. ¿Qué subtareas implica cada una de esas actividades? Intenta tomar actividad clave y agrupar las subtareas relacionadas a ella.
2. ¿Alguna de esas tareas requiere otras previas para ser realizada?

Para los Recursos Clave:

1. ¿A qué actividades contribuye cada recurso?

¿Qué tareas son necesarias para obtener cada uno? ¿Conoces a los proveedores? ¿Es algo que deberás generar tu? ¿Sabes cómo elegir el producto? ¿Cuentas con los medios de pago que hacen falta? (Tarjeta de crédito, requisitos fiscales, etc.).

Ahora enfócate en los relaciones. Especialmente en tus “Socios Clave” y las “Relaciones con clientes”. Piensa, respecto de ellos:

1. ¿Cuántas de las relaciones con tus socios son comerciales y cuántas son vínculos de amistad o cortesía profesional? ¿Cómo son distintas las actividades en un caso y en el otro?
2. ¿Qué esperas de las personas en tu lista de socios clave? ¿Cómo crees que te ayudará cada uno a conseguir los resultados en tu propuesta única de valor?
3. ¿Qué actividades implica establecer contacto con cada una de las personas u organizaciones de tu lista? ¿Debes realizar una investigación? ¿Cómo será el primer contacto? ¿Qué pasos habrá entre ese primer contacto y la reunión con ellos? ¿Conversarás en la primer reunión de los temas centrales? ¿O primero establecerás el vínculo? ¿Qué medios usarás para mantener el contacto?
4. Respecto puntualmente de tus clientes, ¿cuántas relaciones ya están establecidas y cuántas por establecerse? ¿qué actividades implican estas relaciones? ¿contemplan estas actividades los escenarios del punto anterior? ¿son adecuadas las actividades con el tipo de relación que aspiras a establecer con tus clientes?
5. ¿Qué canales de comunicación quieres tener habilitados para establecer las relaciones con tus clientes? ¿Qué es necesario hacer para que estén disponibles? ¿Cómo se enterarán las personas de que existen?
6. Marca en tu lista cuáles de estas actividades realizarás una sola vez (abrir una cuenta en Facebook, por ejemplo) y cuáles de manera recurrente (contestar mails). Contempla actividades que te permitan estar al tanto de cómo los clientes se van relacionando con tu empresa y productos (hacer encuestas, reunirte con compradores, reflexionar sobre comentarios o mails, etc.).
7. Recuerda aquí que debes contemplar no sólo qué relación entablarás con tus clientes cuando se pongan en contacto contigo, sino también cómo se enterarán de que existes y cuál es tu propuesta de valor, qué es lo que tienes para aportarles.

Es hora de pensar en tus “Canales” y  “Segmentos de Clientes” :

1. ¿Qué actividades implica cada uno de los canales? ¿Debes conseguir otras personas o empresas para que te colaboren en ellos? ¿Qué pasos son necesarios para esto? Recuerda aquí que los canales implican la manera en que tu producto llega a las personas, y también la forma en que el dinero de las personas llega a ti.
2. Respecto de los “Segmentos”, ¿hay alguna actividad relacionada a ellos que no hayas pensado en los días anteriores? La mayoría de los aspectos relacionados a tus Clientes deben haber surgido ya. Revisa las actividades de las listas anteriores y piensa si algún aspecto se te ha pasado por alto. Si sí, anotalo. Si no, ¡festeja!

El último día de este ejercicio se lo dedicaremos a pensar la parte financiera. La cuarta semana de este mes profundizaremos en este lado de tu emprendimiento, pero aquí hay algunas preguntas para empezar:

1. Respecto de los Ingresos: ¿qué plataformas usarás para el cobro y generar tus ingresos? ¿debes realizar alguna actividad para habilitarlas? Una vez que lo hagas, ¿qué tareas recurrentes son necesarias para que puedas disponer del dinero?
2. ¿De qué productos vendrán tus Ingresos y cuál será el precio de los mismos? Al pensar tus canales y segmentos, ¿pensaste las actividades que hacen que las personas en tu Comunidad se enteren de tu producto, puedan analizarlo y decidir si comprarlo?
3. Respecto de los Costos: ¿están contemplados todos los gastos que las demás partes del Canvas implican? Vuelve sobre tu lista y asegúrate de estar contemplando todos los gastos que las actividades en tu lista requieren.
4. ¿Dispones de los instrumentos y herramientas necesarias para afrontar esos gastos? Si no, ¿debes hacer algún trámite para habilitarlos? ¿Qué tareas son necesarias de forma recurrente para enfrentar los gastos en tu lista? ¿Las facturas se pagarán por débito automático? ¿O debes separar tiempo para ello?

Un motivo común por el que las empresas fracasan es simplemente que el emprendedor no estaba listo para afrontar las tareas necesarias para que su ideas se haga realidad.

Seguramente al hacer las listas esta semana pensaste en algún momento que era demasiado trabajo o muy complejo.

Eso es normal, porque generalmente pensamos y soñamos con mega-empresas al hacer nuestros Modelos de Negocio. Uno de los secretos para ejecutar eficazmente es romper con ese hábito y generar uno nuevo: volvernos conscientes de todas lo que implica un Modelo de Negocio y afinarlo hasta el punto en que no sólo aporte valor sino también que podamos llevarlo a cabo en nuestra situación y contexto.

Recuerda: tu modelo de negocio puede ir variando con el tiempo. Pensar un modelo sencillo para empezar no es renunciar a crecer con el tiempo, simplemente es aclarar cómo vas a aportar valor en un momento concreto.

Si al hacer la lisa de tareas te diste cuenta de que tu Modelo original es demasiado ambicioso piensa maneras de hacerlo más simple. El parámetro para hacerlo será pensar qué tareas implican un 20/80 en términos de aportar mucho valor a tu Comunidad de clientes, qué es esencial y qué actividades simplemente están de adorno o son accesorias.

¿Y tus ideas a futuro? ¿Qué pasa con la oficina de 3 pisos? ¿O tu intención de hacer llegar tu producto a China? Que no vayas a incluir esas ideas en tu modelo inicial no quiere decir que simplemente vayas a dejarlas morir.

Crea una nota o documento en tu PC y recolecta allí todas las ideas que te vayan surgiendo, ¡no tienen por qué morir en tu cabeza!.

A medida que tu negocio crezca tendrás cada vez más ideas y las necesitarás para seguir avanzando, así que asegúrate de mantenerlas ordenadas. Ten en cuenta también que la inspiración del momento puede darte una claridad especial, así que cuando anotes una idea transcribe tantos detalles como puedas, así cuando vuelvas sobre ellas ya está tan avanzada como es posible.

Un buen primer paso es poner allí las listas que creaste esta semana y que estén relacionadas a actividades que no hayan quedado en tu modelo de negocio.

En el próximo texto del Módulo veremos en profundidad cómo aprovechar las actividades en tus listas, ¡así que continuemos!