¡Bienvenido a la Semana 3 del Módulo sobre Cómo Ejecutar Eficazmente!

El problema que afrontaremos en esta semana es cómo multiplicar los resultados que tenemos sin dedicar más tiempo a nuestro negocio. Esto puede servirnos en tres escenarios:

1. Si tenemos poco tiempo para dedicar a nuestro negocio (porque tenemos un trabajo, por ejemplo).
2. Si estamos dedicados full-time a nuestro emprendimiento pero hemos llegado al límite de lo que podemos hacer por semana.
3. Si queremos ir aumentando nuestra productividad y pasar más tiempo realizando tareas para las cuales seamos esenciales y menos tiempo en tareas que no nos requieren.

¿Y cómo hacemos para que en nuestro emprendimiento se haga más sin tener que hacerlo nosotros?

Automatizando y delegando.

En un caso será un sistema informático o mecánico el que haga el trabajo por nosotros, y en el otro le confiaremos la tarea a otras personas.

Esto no es algo que hayamos inventado nosotros. Si analizas cómo operan las grandes empresas y las personas extraordinariamente productivas te encontrarás con que automatizan y delegan todo lo que no los requiere personalmente.

Imagina cuánto tiempo le tomaría a una gran empresa que fabrique televisores hacer todo a mano. Piensa en un autor o artista que admires y pregúntate si es posible que él maneje sin ayuda de otros su agenda diaria, publicidad, lo necesario para montar eventos, etc.

Automatizar y delegar son una parte elemental de ser efectivos y poder ejecutar, tanto a pequeña escala como de manera masiva.

En el 1° texto de esta semana analizaremos qué significa automatizar, y tu actividad esta semana será automatizar alguna tarea. El fin de semana, en el 2° texto, abordaremos las bases para delegar.

Automatizar significa generar un sistema que realice una tarea sin que tu intervengas. Puede ser una gran tarea (como en el ejemplo de la fabricación de TVs), o una pequeña tarea (como prender tu PC cuando estás llegando a casa).

Automatizar es, junto a formar hábitos, la mejor manera de avanzar de manera consistente sin agotarte o quemar tus energías. No podemos depender de nuestra disciplina o de tener un gran día para avanzar, sino que tenemos que crear los hábitos, sistemas y herramientas que nos aseguren que seguiremos avanzando incluso en los malos días.

En el Módulo 7 aplicamos el 20/80, y en el Módulo 8 simplificamos y digitalizamos. Los efectos de automatizar se proyectan sobre ambas cosas y nos permiten mantener en el tiempo los resultados que uno logra luego de reducir y digitalizar.

El objetivo de este texto es darte una mirada básica sobre esta conducta y herramientas para que encuentres tareas en tu día a día y las automatices. Este marco general te dará más beneficios en el largo plazo que alguna receta particular para automatizar tal o cual actividad.

La pregunta que nos guiará es: ¿cómo podemos hacer más fácil las tareas diarias? ¿hay alguna forma de que se hagan “solas”?

A lo largo de este proceso ten presente que si automatizar una tarea a la que dedicas 5 minutos por días te toma 10 horas, al cabo de un año te habrás ahorrado 20. Y a partir de ahí 30 más cada año. Automatizar es algo en lo que vale la pena invertir.

- El orden de nuestro correo electrónico.

- Publicaciones en nuestras redes sociales

- El respaldo de nuestra PC.

- Que nuestra PC se prenda a una hora determinada, y que abra un grupo concreto de herramientas que necesitamos.

- El manejo de nuestro calendario.

- La concertación de citas, horas de trabajo, entrevistas.

- El envío del newsletter de nuestro sitio.

- El almacenamiento de información para leer luego.

- El recuerdo de descansar y hacer pausas mientras trabajas.

- La recolección de información sobre nuestro sitio o negocio, así como sobre nuestros hábitos de uso de la tecnología.

- El pago de cuentas y boletas.

- Las compras.

- Y mucho, mucho más.

En pocas palabras, puede automatizarse todo aquello respecto de lo cual podamos crear una formula como esta:

SI <situación que ocurre regularmente>, ENTONCES <ACCIÓN PREDETERMINADA>

Un par de párrafos atrás hicimos la cuenta de cuántas horas al año nos ahorramos dejando de hacer una tarea a la que dedicamos 5 minutos al día. Ahora multiplica esos resultados por 4 tareas. O 5. Puedes llegar a ahorrarte 100 horas, lo cual equivale a casi 10 días laborales, ¡unas vacaciones completas!

Nuestras listas de tareas por hacer ya son lo suficientemente grandes como para sumarles tareas que podrían estarse haciendo de forma automática, ¿verdad?

Como hábito, automatizar implica usar momentos con muchas energías para sistematizar de una vez y para siempre tareas que nos consumen poca energía cada día y que nos distraen, pasar menos tiempo apagando incendios y modificando de raíz los sistemas que nos generan problemas de forma recurrente y reconocer que aunque nuestra fuerza de voluntad tiene un límite, ¡la de la tecnología no!

Para automatizar y sistematizar tareas de tu día a día sigue los siguientes pasos:

1. Elige algo que hagas en general y que te lleve tiempo, pero que no sea de las cosas más importantes en las que sí querés pasar mucho tiempo trabajando. Por ejemplo, pagar las cuentas o mantener tus redes sociales actualizadas.
2. Si es posible, piensa qué pequeñas sub-tareas implica la actividad que elegiste. Tal vez pagar las cuentas sea una actividad clara e indivisible, pero mantener tus redes actualizadas puede incluir subir artículos cada tanto, contestar comentarios, estar atento a mensajes, etc.
3. Piensa e investiga cómo puedes hacer automáticas estas tareas: ¿hay algún programa, app o sitio que te permita hacerlo?

Como para que empieces por algún lado, aquí hay una lista con las herramientas que más utilizamos nosotros:

• Banca Electrónica: automatizar pagos y hacer fácilmente un seguimiento de tus gastos.
• Gmail y Google Drive: automatizar el procesamiento de correos (filtros y reglas de Gmail), coordinación rapida de calendarios, backup automático y compartir la información con el resto del equipo. La app de Google Drive te permite escanear documentos con la cámara del móvil y tenerlos en tu PC de manera automática.
• IFTTT (If This Then That): permite crear “recetas” personalizadas. Personalmente uso esto bastante, por ejemplo para publicar en Twitter cada vez que hay un nuevo post en Superhábitos. Es muy fácil empezar a utilizarlo y hay recetas previamente cargadas que puedes utilizar.
• Planillas de Excel y Google Drive: permite realizar cálculos de forma automática, extraer datos de analytics o redes sociales, etc.
• Workrave: para automatizar las pausas y descansos mientras trabajas en la PC.
• RescueTime: seguimiento de tu actividad online, en la PC y el móvil.
• Mailchimp: permite automatizar el envío de correos a tu lista de suscriptores, de acuerdo a diversas reglas y patrones.
• Play Store: la tienda de aplicaciones para Android está llena de soluciones creativas a problemas comunes. Noomwalk, por ejemplo, te permite hacer un seguimiento de cuánto caminas cada día sin que tengas que recordarlo. Dependiendo de la actividad que decidas automatizar, vas a tener que usar herramientas particulares. Sé creativo y lo más importante: sabé que se puede automatizar y que seguramente alguien ya inventó una aplicación o un método para lo que estás necesitando simplificar.
• Blacklaze: te permite automatizar el respaldo de tu PC.
• YouCanBookMe: permite a otras personas concertar reuniones contigo. Es ideal para profesionales de servicios o para hacer entrevistas. Una vez que la otra persona reserva una hora de trabajo contigo te notifica y agrega el evento a tu calendario.
• Evernote: para hacer más fácil el tener la información disponible a donde vayas.
• Gestor de Tareas Programadas de Windows: permite programar tareas o programas para que se realicen periódicamente o en un horario determinado.
• Alertas de Google: Sirve para enterarte automáticamente cuando alguien escriba sobre ti o sobre un tema.
• Servicios de compras: en muchas ciudades están surgiendo servicios que hacen las compras por ti (o te envian una canasta con víveres cada semana).
• Electrodomésticos: muchas veces pasamos horas realizando tareas que un electrodoméstico podría hacer por nosotros, como encerar o lavar la vajilla.

4. Si la tarea no es completamente automatizable, ¿puedes hacerlo aunque sea en parte? ¿Y puedes ordenar el resto de manera que te ocupe la menor cantidad de tiempo, recursos y energía posible? La manera más efectiva de sistematizar una tarea es ordenarla en forma de proceso (con pasos claros), asignarle un momento y tener una lista clara de los elementos que necesitaremos al abocarnos a ella, ¡así será cada vez más fácil de hacer!

Irónicamente, automatizar no es automático. Al principio te va a tomar tiempo desarrollar los sistemas, pero esto se verá recompensado en poco tiempo cuando logres que estos sistemas anden y puedas despreocuparte. Lo más importante es acostumbrarnos a que pensar cómo podemos automatizar o hacer más simples cada actividad cotidiana o repetitiva que encontramos. Al ir eliminando esas tareas aburridas o pesadas cada vez tendremos menos emergencias, estaremos más relajados y podremos usar el tiempo y energías extra para crear mucho valor para nuestros clientes, pasear y disfrutar con las personas que queremos. Actividad de esta semana: Para empezar a automatizar sólo es necesario empezar, así que elige alguna de las herramientas en la lista arriba y dedica tus 30 minutos en los próximos días para automatizar una tarea que realices a diario. Disfruta del proceso, aprende y nos veremos el fin de semana, ¡para ver las bases necesarias para Delegar! Durante esta semana vimos cómo la Automatización puede ayudarnos a multiplicar la cantidad de resultados que tenemos a diario. Ahora bien, ¿qué sucede cuando una tarea no es automatizable? ¿o si no existe aún un sistema que la realice de forma automática? La automatización no puede ser nuestra última línea de defensa cuando queremos Ejecutar Eficazmente. Necesitamos una herramienta o hábito que nos permita superar estos obstáculos y volver ilimitada la cantidad de actividades en las que influimos, a pesar de que nuestro tiempo sea limitado Ese hábito es Delegar, y es una pieza clave de cómo trabajan las personas efectivas. Los disparadores de delegar deben ser los que analizamos en el texto anterior:

• No tener tiempo suficiente para realizar las tareas que son necesarias (no hay nada peor que delegar algo que no necesita hacerse), sea porque tienes otras ocupaciones, sea porque has llegado al límite de lo que puedes hacer individualmente;
• Cuando pensamos “quiero aumentar mi productividad”. Cando delegamos correctamente nuestra productividad se dispara, ya que podemos usar nuestro tiempo para las tareas en que somos excelentes y esenciales y delegar aquellas que más nos cuestan a personas que las hacen mejor.

Hasta ahora en el Curso nos ocupado de lo que podemos hacer respecto de nosotros mismos. Ha llegado el momento de mirar hacia afuera.  Para profundizar sobre la importancia de Delegar y ver qué conductas implica este hábito interpersonal vamos a transformar la palabra en un acrónimo: D: Decidir ELE: Elegir G: Ganar/ganar A: Acompañar R:Revisar La idea de esta Guía no es que hoy delegues una tarea de tu negocio, sino presentarte con un marco para que puedas delegar cada vez que lo necesites. Recuerda que delegar no se aplica sólo a lo que tenga que ver con tu emprendimiento, sino que también puedes aplicarlo a tareas de tu vida personal. Marca esta Guía en los favoritos de tu navegador de Internet y vuelve a ella cada vez que el disparador aparezca.

1. Decidir

Se trata de decidir en el ámbito íntimo 2 cosas fundamentales:

• Expandir nuestros límites.

Delegar es una habilidad importantísima e indispensable en cualquier persona efectiva, porque permite activar el recurso más importante que existe en el planeta: otras personas y sus talentos. Delegar implica colaborar, reconocer que no podemos solos y que tenemos una cantidad de tiempo limitado. Implica reconocer el valor en otros desde la seguridad del valor propio. La interdependencia es más fuerte y tiene mayor proyección que la independencia, pero necesita que esta la preceda. Como tenemos una cantidad de tiempo limitada, nuestros aportes y logros están limitados. Delegando se vuelven ilimitados. Romper la barrera de trabajar solos y empezar a generar equipos es un diferenciador absoluto.

• Creer en las personas y desarrollar las habilidades necesarias.

Creer en los otros es una decisión. Es una declaración de principios y de fé. Tenemos que decidir perseverar en el trabajo con otros hasta aprender a desatar la creatividad y talentos de otros, y para eso tenemos que decidir ver a las personas por su potencial, y no por sus limitaciones. Respecto de la idea, común de que el esfuerzo “no vale la pena” por los resultados, estamos claramente ante un error, ya que si el esfuerzo está bien dirigido, la primera vez va a requerir mucho trabajo, pero en lo sucesivo la persona en la cual confiamos una tarea va a poder hacer las cosas con muy poco esfuerzo de tu parte. No hay idea más equivocada que  “si lo querés bien hecho, hacelo vos”. Si le das a las personas lugar, ellas pueden hacerlo distinto y a veces mejor. Y no hay mejor sensación que ver a una persona crecer en un espacio que uno le confía. Aprender a generar buenos acuerdos, y a disfrutar de este proceso (que se da después) es la base para delegar.

2. Elegir

¿Qué, a quién y cuándo? No es conveniente, al iniciar, delegar todas las tareas. La pregunta es: ¿cómo distinguimos cuáles sí? Para obtener esa respuesta debemos aclarar:

• Qué tareas ocupan nuestro tiempo. Vuelve sobre la lista de todas las tareas que incluye tu proyecto que hiciste en la Semana 1.
• Revisa una vez la lista preguntándote si cada tarea allí es realmente necesaria y aporta significativamente a tu proyecto. Como veremos en un momento, delegar es una habilidad increíble pero que requiere concentración y esfuerzo para traer resultados. No tiene sentido invertir mucho tiempo en delegar una tarea que en realidad no va a sumar nada a tu proyecto (porque en realidad no tiene sentido dedicar ningún recurso a algo que no aporta resultados).
• Para decidir qué tareas en tu lista delegar, usa los siguientes puntos:
  • ¿Qué tareas requieren habilidades o conocimientos que sólo tienes tú?
    • Si bien el lema “toda persona puede ser reemplazada” también se aplica a nosotros mismos, hay ciertas partes de tu negocio en que serás esencial y no querrás delegar (salvo que desees retirarte). Aquí entran las tareas que son la base del crecimiento a largo plazo (como tomar decisiones estratégicas o entablar relaciones clave). También aquellas tareas que en el plazo de un año o una década no justifiquen el costo de delegar (por ejemplo, si delegar algo te toma 20 horas y es una tarea que sólo realizas 1 hora al año).
    • Acción Concreta: Las tareas que estén marcadas porque deben ser realizadas por ti no son delegables. Sigamos con el resto.
  • ¿Qué resultado esperas de cada tarea?
    • ¿El mejor posible o alcanza uno “adecuado”? ¿Qué tan grave sería una falla? Si aún valoras más que el resultado sea el que obtienes al hacerlo tú por sobre tener ese tiempo libre, no estás listos para delegar una tarea.
    • Los motivos para delegar son los mismos que para ir a un local de comidas: a) o esperas liberar tiempo para ti y comer igual (local de comida rápida/delegar tareas relativamente rutinarias), o b) esperas comer algo más rico de lo que podrías preparas (restaurantes/delegar tareas complejas y que requieren conocimiento especial). Al igual que con ir a un local de comidas, si no estás dispuesto a pagar el precio por ella (sea en dinero o de otra manera) o asumir algún nivel de riesgo (que la comida no sea perfecta, que no te guste, que tarde un poco más de lo normal), lo mejor es que te quedes en tu casa y cocines por ti mismo.
    • Acción Concreta: Diferencia aquellas tareas que prefieres realizar por ti mismo (puedes escribir “YO” al lado), aquellas que quieres delegar para liberar tiempo exclusivamente (puedes poner al lado “TFF”, tareas fast food 🙂 ) y aquellas que quieres delegar porque crees que otro puede realizarlas mejor que tú ( “TR”, tareas restaurant). Las TR y las TFF son las que deberías delegar primero.
  • ¿A quién debería delegarla?
    • Las tareas que deberías delegar en primer lugar son aquellas para las cuales ya cuentes con recursos que te permitan hacerlo. Al ver los Acuerdos Ganar Ganar (la “G” en D-ELE-G-A-R) veremos que las expectativas deben estar claras desde un comienzo. Cuando delegamos estamos trabajando con otras personas y debemos asegurarnos de que ellas también se beneficien de la relación. Puede ser que ello implique:
      • Hacer un intercambio de tareas. Esto sirve especialmente dentro de equipos o redes de colaboradores. Si hay algo que te cuesta y que otro puede hacer con más facilidad, es posible que lo mismo suceda en el otro sentido. Tal vez para ti es fácil hablar con clientes y para un socio es agradable hacer trabajo administrativo. En lugar de hacer cada uno el 50 % de las tareas, pueden dividir/delegar mutuamente en base a sus fortalezas. Esto puede funcionar tanto para las TFF como para las TR. Esta opción también puede funcionar en forma de trueque con otras empresas o expertos. Ten presente tu Chispa y cuál es la Chispa de los demás, ya que es la mejor manera de descubrir cómo pueden complementarse.
      • Pagar un precio. Esta es la forma más tradicional de pagar por una tarea que delegamos. Si vas a delegar alguna tarea rutinaria, ten presente que es posible que exista una empresa que ofrezca el servicio de forma estándar (como un servicio de limpieza, de cadetería, etc.). También existen sitios a los que puedes acudir para encontrar alguien que realice las tareas de forma independiente como Fiverr, upWork, Envato, Workana o Freelancer.
      • Pagar con conocimiento, experiencia u oportunidades. Excepcionalmente, puede ser que haya personas que estén dispuestas a colaborar contigo a cambio de recursos no-monetarios. Es importante mantener esto presente. Tal vez haya alguien dispuesto a realizar tareas a cambio de tener acceso a ti, de conocer tu negocio por dentro o poder poner a prueba habilidades que está desarrollando. Esta puede ser una buena opción cuando empiezas y aún no tienes el flujo monetario para pagar a tus colaboradores. Eso sí: ten presente que cuando tengas esos recursos lo mejor que puedes hacer es contratar a las personas que se ofrecieron a ayudarte en primer lugar.
      • En todos los casos, asegúrate de que la persona en quien delegues tenga una cantidad de trabajo que le permita asumir la tarea. Además, recuerda que los mejores resultados se dan cuando delegamos en personas que pueden enriquecerse realizando (o aprendiendo) esa tarea, visto desde sus objetivos personales.
    • Entre todos ellos, ¿a quién deberías delegar la tarea?
      • Vuelve sobre tu lista y para cada TR o TFF anota a quién podrías delegarla. Aunque aún no tengas los recursos este ejercicio te ayudará a descubrir el potencial detrás de esta herramienta. Para saber a quién corresponde delegar, pregúntate si alguien tiene (o puede tener) la información, experiencia y habilidad para llevar a cabo esta tarea.
      • Una vez que hayas terminado este análisis, marca aquellas tareas en que ya cuentes con la persona y recursos necesarios para delegar. Al analizar las personas no sólo analices su conocimiento o habilidades. También debes incluir como factores su forma de trabajo y principios.
    • Finalmente, para elegir cuándo delegar, utiliza las siguientes preguntas: ¿Tienes tiempo para delegar bien? ¿Y para corregir si algo sale mal?
      • Como veremos a continuación, es necesario tener paciencia y realizar el proceso de delegar de forma natural. No podemos esperar que las personas dejen su vida a un lado para hacerse cargo de nuestros problemas, que aprendan cosas de la noche a la mañana o desarrollar un vínculo y comunicación clara sin invertir tiempo en ello. Para ejecutar con efectividad debemos aprender a delegar, y ello implica prever tiempo para entrenar a la persona, tener momentos de preguntas y respuestas y pasar por el proceso de conocerse y generar confianza.
      • Si hay algo en lo que deseas obtener los resultados con rápidez y sin margen de error, ni siquiera consideres delegar. Terminarás dañando relaciones y haciéndote cargo de todo de cualquier modo.
      • Si no hay ninguna tarea en que puedas permitirte esa paciencia, es momento de volver sobre tu organización personal y analizar si estás operando sobre lo importante o sobre lo urgente.
    • Marca, entre las tareas que marcaste en el punto anterior, aquellas en que puedas permitirte esta paciencia y empieza a delegar por allí.

3. Ganar/ganar

Cuando decidas delegar, ten presente que no se trata de algo unidireccional. Es una construcción de a dos y debe afrontarse mediante un claro acuerdo de Ganar/Ganar. Ambos deben salir beneficiados y estar contentos con el acuerdo, o de lo contrario tarde o temprano habrá problemas. Siguiendo las instrucciones de Stephen Covey, contempla en tu acuerdo:

• Los resultados deseados por ambas partes.
  • Preguntas clave: ¿Qué tareas vas a delegar? ¿En qué cantidad? ¿Qué va a recibir la otra persona de ti?
  • Define cuál sería el éxito de esta tarea y el objetivo puntual al que aspiras. Es importante ser claros tanto cualitativa como cuantitativamente. Expresa de forma clara lo que esperas que el otro haga, y también qué obtendrá él por ello (puedes volver sobre los puntos anteriores para ver las maneras en que puedes pagar su colaboración).
• Guías básicas y generales sobre cómo debe realizarse la tarea.
  • Preguntas clave: ¿Cómo esperas que se realice la tarea?
  • En este punto no pretendas que el otro realice la tarea como tú lo harías, sino que limítate a brindar un marco general. Sólo debe incluir aquello que es esencial para que el resultado te sea útil. Deja espacio para que la persona aplique su creatividad, talentos y fortalezas a la tarea. Deja un espacio para que te sorprenda y valora esa innovación. Estas pautas deben orientarse exclusivamente al resultado, no al modo de alcanzarlo.
  • Una buena manera de cubrir este punto es compartir a modelos seguir. Puede ser el resultado de tareas que realizaste en el pasado o resultados que otros hayan alcanzado. Al analizar juntos estos ejemplos de resultado deseado también le das una oportunidad a la persona para decirte si es algo que puedes esperar de él, cuánto tiempo estima que le tomará y si sabe cómo hacerlo.
  • Otorga a las personas un contexto respecto de las tareas que realizarán. Como dijo Antoine Saint-Exupery, “si quieres construir un bote no heches a las personas a juntar madera sin asignarles tareas o trabajo, ya que lo mejor será que les enseñes a desear la inmensidad del océando”. Al igual que tus clientes no compran lo que hacés sino por qué lo haces, tus colaboradores te ayudarán mejor si entienden la finalidad e importancia de sus tareas. Recuerda: no delegas algo que no es necesario, y si la tarea es necesaria también es importante que quien la realiza se sienta necesitado y valorado, y que pueda ver cómo su trabajo aporta a algo más grande.
• Con qué recursos puede contar quien recibe la tarea.
  • Preguntas clave: ¿qué recursos le darás para que llevo a cabo su tarea? ¿Necesita información? ¿De tiempo contigo? ¿Qué lo autorices? ¿Algún otro recurso material, informático o inmaterial?
  • Al contestar estas preguntas puedes asegurarte de generar un marco para que tus colaboradores tengan todo lo que necesitan antes de empezar a trabajar. Esto te ahorra muchas horas de imprevistos o procesos frenados a la espera de una respuesta.
  • Aquí también será útil el gráfico de Gantt que creaste en la Semana 1 del Módulo. Analiza qué tareas deben realizarse antes para que esta surta efecto y conecta a las personas que correspondan.
  • Si tú ya has realizado la tarea, preve aquí todo lo que tú hayas necesitado, incluso si quien recibe la tarea no lo menciona. Esto es importante porque uno de tus roles al delegar es aconsejar sobre sobre los obstáculos más comunes, incluso si la otra persona aún no los ve.
  • Lo más probable es que parte de los recursos que deban prever sea tiempo con el otro. Para sacar el jugo, es importante que tengas presente dos pautas básicas de las reuniones efectivas: a) Ninguna reunión debe realizarse sin un objetivo claro; b) Previo a toda reunión debe fijarse el temario, para que cada uno pueda prepararse para la conversación; c) Para hacer seguimiento alcanza con reuniones de 15 minutos, para revisiones en profundidad reuniones de 1 hora, y para fijar un acuerdo nuevo jamás deberían ser necesarias más de 4 horas; d) Si debes enseñar alguna habilidad a quien realizará la tarea, presentarle a otros en el Equipo o alguna otra tarea que ocupe mucho tiempo, agéndenlo por separado de las revisiones.
• Pautas de Revisión:
  • ¿Cuándo van a revisar la tarea? ¿Con qué pautas van a hacerlo?
  • Una vez que fijes esto, cumplelo. Puede parecer simple, pero no hacerlo es una error demasiado común. Si el acuerdo es que cada semana verán los resultados el viernes por la tarde, no preguntes antes. Al hacerlo harás que el otro se sienta controlado y vigilado, y no podrá realizar su labor con tranquilidad. Recuerda, no se trata de revisar cómo hace las cosas sino de los resultados.
  • Aquí pueden resultar útiles las pautas que te fijaste en la Semana 2 al establecer tus QDPP. El parámetro con que estuviste midiendo tu trabajo es un buen comienzo para evaluar los resultados de nuevos colaboradores. Puedes compartirlo y explicar cuál es el desempeño que esperas y en qué plazo. También es buena idea preguntar a quien recibe la tarea si se le ocurren mejores manera de medir los resultados.
  • Preve tanto los momentos de revisión periódica como cuándo será la revisión final.
• Consecuencias:
  • ¿Qué consecuencias tendrá que la persona cumpla con la tarea? ¿Y si incumple? ¿Qué consecuencias habrá si tú incumples con tu parte? ¿Y qué puedes esperar si cumples?
  • Deja consecuencias positivas y negativas explicitadas en el Acuerdo. Si no estás seguro de qué pasará entonces este es el momento de pensarlo y conversar.
• Si alguna tarea depende de la que estás delegando este es un buen lugar para plasmarlo y explicarlo.

Así, el sistema queda completo. Ambos saben qué se espera, han dispuesto los recursos necesario y fijado cuáles son las pautas de realización y de revisión. Cuando llegue el momento de la revisión debes dejar que la persona exponga lo que hizo y luego utilizar el Acuerdo para fijar las consecuencias en base a esto. Para ganar puntos extras y mejorar los resultados, plasma este Acuerdo por escrito y entrega una copia a la persona que realizará la tarea.

4. Acompañar

Delegar no es, tampoco, algo que se hace en un instante. Es un proceso por el cual las dos partes se llegan a conocer, comprender realmente y a desatar el potencial de la relación. Esto requiere:

• Dar apoyo y estar presente para responder preguntas. Si lo que se necesita es desarrollar habilidades, puede generarse un proceso de acompañamiento.
• Recordar que, así como la persona nos ayuda mediante la tarea, es nuestro rol como coordinadores estar al servicio de los otros, generar las condiciones y herramientas que necesiten los integrantes del grupo para poder crecer y realizar su labor.
• Revisar que la persona tenga los recursos acordados a lo largo del camino. Chequear que los recursos que se otorgaron estén, que la persona cuenta con la información clave prometida.
• Marcar, cuando sea estrictamente necesario, aspectos que deben mejorarse, pero preguntando siempre primero lo que la otra persona tiene en mente (tal vez no es un descuido, sino una forma distinta de hacer las cosas).
• Confiar siempre en el otro y su potencial y, en cuanto se ve un potencial problema, conversar. Si respetas a las personas y las valoras sinceramente, serás más efectivo en ayudarlas a desarrollar las habilidades que puedan faltarles.
• Si hay un problema no dar la respuesta, sino ayudar a la persona a encontrarla. Las preguntas son más efectivas que los enunciados para movilizar a otros.
• Establecer claramente cuándo uno quiere que lo involucren para tomar una decisión y, una vez iniciado, sólo intervenir para aconsejar y orientar cuando se lo requieran. No quieres formar un equipo en el que las personas sientan un miedo constante a actuar y necesiten preguntarte cada detalle. Por el contario, sé coherente con el ideal de generar un espacio en el que se premie a las personas por tomar decisiones y tener confianza en su criterio. Si no lo hacés, terminarás más ocupado que si no hubieras delegado tarea alguna.
• Para hacer el seguimiento, busca un formato adecuado. Puede ser a través de reuniones, la presentación de informes de progreso, software de gestión (como Project Libre) o plataformas de colaboración online. Personalmente te recomendaría esta última opción. De hecho, una de las ventajas de utilizar Asana e Instagantt para estructurar tus Proyectos (como vimos en la Semana 1). Una vez que tienes toda tu información organizada allí resulta muy fácil involucrar a otros y hacer el seguimiento usando la plataforma. Evita usar demasiado el correo electrónico y apoya el trabajo sobre las plataformas online y las reuniones.

5. Revisar

Finalizada la tarea, corresponde evaluar si la misma se ha cumplido. Aquí:

• Recuerda que la revisión debe realizarse utilizando las pautas acordadas en el Punto 3. No estás revisando lo que hizo el otro, sino el Acuerdo y si el mismo se ha cumplido. Eso te incluye a ti y lo que te habías comprometido a brindar. Por eso, antes de dar tu devolución, solicita la opinión del otro sobre si cumpliste tus compromisos, cómo se sintió y qué aspectos o lecciones (buenas o malas,) ha obtenido del proceso.
• Por tu parte, es importante sólo aceptar un cumplimiento completo. Si recibes un resultado a medias, lo mejor es no aceptarlo y devolver la tarea para que sea completada con las pautas para hacerlo. Al hacerlo estás aceptando la verdadera naturaleza del proceso de delegar (es un proceso de aprendizaje y conocimiento mutuo), haces responsable al otro y le das un espacio para que desarrolle nuevas habilidades. Al no aceptar resultados a medias vas generando las bases para que los resultados completos lleguen después. Esto marca el tono de la relación y ayuda a tu objetivo en el largo plazo. Si aceptas trabajos incompletos, entonces esa será después la regla. Si sólo aceptas la tarea cumplida completa, esa se convertirá en la norma.
• Una vez que el trabajo se ve correctamente finalizado, es importante reconocerlo y felicitar a la persona. Valora y expresa sobre todo aquellos detalles en que la persona ha aportado un valor único y especial, para ayudar a que la misma descubra sus talentos y la forma en que puede aplicarlas. Si alguien realiza la tarea mejor que lo que tú lo habrías hecho, ¡es hora de mencionarlo! 🙂
• Aprovechen esta instancia final para revisar si el acuerdo estuvo bien hecho. Al hacerlo estás poniendo el foco en el largo plazo y la relación: ¿cómo podrían haber trabajado mejor? ¿qué les gustaría que sea mejor en la próxima oportunidad?
• Los mayores frutos de delegar se dan en el largo plazo, así que una vez que los dos hayan dado sus comentarios y terminado de evaluar el acuerdo, fijen pautas para mejorar en futuras colaboraciones. En la medida de lo posible, escríbelo y vuelvan a leerlo juntos, para asegurarse de que sus ideas son las mismas.

¿Listo para Delegar?

Delegar es un hábito fundamental para Ejecutar Eficazmente, y al analizar cada una de sus partes hemos completado la semana 3.

Guarda este texto para acceder a él cuando estés listo para delegar, y recuerda el acrónimo de qué implica un buen proceso:

D - DECIDIR

ELE - ELEGIR

G - GANAR/GANAR

A - ACOMPAÑAR

R - REVISAR

Sobre todo ten presente que quienes reciben las tareas no pueden saber todo lo que tu sabes, y que son personas con talentos, miradas, historias y fortalezas distintas a las tuyas. Cuídalos y valora su aporte, cultivando la relación en el largo plazo.

Tu objetivo no es que sean tus clones o ciervos, sino que hagan las cosas mejor que tú y que te sorprendan, y debes tratarlos de forma coherente. Déjalos convertirse en la mejor versiones de ellos mismos y los expertos en la tarea. Que ellos se desarrollen te conviene, y a ellos les conviene que tú crezcas también. Al final, recuerda que tú eres el responsable por el resultado de todo el sistema.

No culpes a los demás por lo que suceda, sino que vuelve sobre estos puntos y analiza en qué parte del proceso te equivocaste. Si asumes la responsabilidad y generas mejores acuerdos, te volverás un líder. Este mes nos propusimos Ejecutar Eficazmente, y por ello debemos recordar lo que dijo Theodore Roosevelt: “los mejores ejecutivos son aquellos con suficiente sentido como para elegir buenas personas para realizar las tareas que deben hacerse, y suficiente auto-control como para evitar meterse en medio mientras las están haciendo”.

¡Nos vemos la próxima semana!